Associ (e) Administratif (ve)
CDD
Le Programme des Nations Unies pour le dveloppement (PNUD) est le rseau mondial de dveloppement des Nations Unies, reliant les pays au savoir, l’exprience et aux ressources pour aider les gens construire une vie meilleure. Le PNUD est prsent dans plus de 170 pays et territoires, soutenant les pays dans l’atteinte de leurs propres objectifs de dveloppement et des objectifs de dveloppement convenus au niveau international, en crant et partageant des solutions dans les domaines du Dveloppement Durable, de la Gouvernance Dmocratique et de la Consolidation de la Paix, ainsi que de la Rsilience face au Climat et aux Catastrophes. Le PNUD soutient l’Agenda 2030 pour le Dveloppement Durable et les 17 nouveaux Objectifs de Dveloppement Durable (ODD), car ils contribuent faonner le dveloppement durable mondial pour la prochaine dcennie. Le Bureau Rgional pour l’Afrique (BRA) du PNUD est son plus grand bureau rgional, couvrant 46 pays, allant des conomies revenu moyen lev aux pays les moins avancs, ainsi que des pays en crise et en situation post-crise.
Dans la rgion LCB, des progrs significatifs ont t raliss pour faire face aux crises multidimensionnelles, y compris la lutte contre les factions de Boko Haram. Cependant, la situation scuritaire reste volatile, laissant 2,8 millions de personnes dplaces l’intrieur du pays et 257 100 rfugis dans la rgion en mars 2024. Les causes structurelles des crises, comme la faible prsence des autorits locales, les tensions communautaires et la marginalisation de longue date, demeurent. Ces facteurs ont entran un dficit de confiance entre les tats et les communauts. Il est noter que les impacts du changement climatique reprsentent un facteur de risque majeur dans une rgion marque par la fragilit. Les dfis complexes auxquels la rgion LCB est confronte ncessitent des interventions civiles limites dans le temps, locales et intgres. Actif de septembre 2019 aot 2024, le Dispositif Rgional de Stabilisation (DRS) s’est concentr sur la construction de la confiance entre les communauts et les autorits lgitimes et sur la mise en place des bases pour la reprise, la consolidation de la paix et le dveloppement dans la rgion LCB.
Taches et responsabilits
Sous la direction gnrale du Team Leader de la SMDF-RSF et la supervision directe du Spcialiste des Oprations l’Associ l’Administration auras les responsabilits suivantes :
Appui administratif la facilit en se concentrant sur la ralisation des rsultats suivants :
Rdiger l’ordre du jour, assurer le suivi logistique des runions et informer les participants aux runions. Assister ces runions lorsque cela est ncessaire ;
Tenir jour et assurer le suivi des dcisions et des actions convenues;
Prparation des pices justificatives non-PO et PO ;
Maintenir le systme de contrle des dpenses internes, y compris des actions correctives opportunes sur les pices justificatives non comptabilises, notamment les pices justificatives comportant des erreurs de contrle budgtaire, des exceptions de correspondance, des pices justificatives non approuves;
Organiser les rservations de voyage, traiter les demandes de visas, cartes diplomatiques, permis de conduire et autres documents administratifs y compris le suivi de travel claim (TC);
Grer les fournitures de bureau, y compris la maintenance de la liste des stocks, la distribution des fournitures selon les besoins du personnel et la tenue d’un journal de distribution;
Aider faciliter la livraison, la collecte, la reproduction et la transmission des courriers ;
Tenir jour le systme d’archivage lectronique afin d’assurer l’organisation thmatique et la disponibilit des documents, de la correspondance et du matriel de rfrence toutes autres tches connexes qui pourraient tre requises ou assignes par le superviseur;
Apporter un soutien administratif aux confrences, ateliers, retraites;
Coordonner avec l’unit des Achats pour la demande sur le march local et internacional de biens et services;
Maintenir d’un systme de classement des dossiers administratifs tout en assurant la confidentialit.
Soutien la mise en oeuvre des stratgies oprationnelles en se concentrant sur l’atteinte des rsultats suivants:
Assurer la conformit totale des activits administratives avec les rgles, rglements, politiques et stratgies du PNUD;
Contribuer la gestion des documents de garantie de soumission et de garantie de bonne excution et mise en oeuvre des procdures oprationnelles normalises (SOP) internes connexes;
Donner des inputs aux processus administratifs du Programme;
Fournir un soutien administratif et logistique;
Accomplir des taches supplmentaires, au besoin.
Appuyer la planification du projet et l’laboration du plan de travail annuel :
Contribuer l’laboration des plans de travail annuels, la planification et au squenage des activits ainsi qu’aux plans de mise en uvre dtaills;
Appuyer l’laboration des budgets;
Soutenir la rvision priodique des plans de travail annuels et des plans d’achat en coopration avec le responsable des achats;
Accomplir des tches supplmentaires, au besoin.
Soutenir le dveloppement et le partage des connaissances, des meilleures pratiques et des leons apprises :
Contribuer la collecte et la diffusion des leons apprises et des bonnes pratiques dans la gestion de l’environnement et des risques de catastrophes;
Organiser des sessions de capitalisation et de formation interne pour renforcer les comptences de l’quipe;
Aider l’laboration de guides et d’outils mthodologiques pour la gestion durable et rsiliente.
Le titulaire du poste accomplit d’autres tches relevant de son profil fonctionnel, juges ncessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
Arrangement institutionnel :
L’ Associ Administratif du SMDF-RSF travaillera sous la supervision directe du Spcialiste des oprations.
Comptences
Obtenir des rsultats : Niveau 1: Planifie et contrle son propre travail, prte attention aux dtails, fournir un travail de qualit dans les dlais impartis;
Penser de manire innovante : Niveau 1: Ouvert aux ides cratives/aux risques connus, il rsout les problmes de manire pragmatique et apporte des amliorations ;
Apprendre en permanence : Niveau 1: Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d’information ;
S’adapter avec agilit : Niveau 1: S’adapte au changement, gre de manire constructive l’ambigut/l’incertitude, est flexible ;
Agir avec dtermination : Niveau 1: Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable de faire preuve de calme face l’adversit, est confiant;
Engagement et partenariat : Niveau 1: Fait preuve de compassion/comprhension l’gard des autres, noue des relations positives;
Favoriser la diversit et l’inclusion : Niveau 1: Apprcier/respecter les diffrences, tre conscient des prjugs inconscients, faire face la discrimination
Comptences transversales et techniques
Gestion de l’organisation- Gestion de projet : tre en mesure de planifier, d’organiser, de hirarchiser et de contrler les ressources, les procdures et les protocoles afin d’atteindre des objectifs prcis.
Gestion axe sur les rsultats tre en mesure de grer la mise en oeuvre de stratgies, de programmes et de projets en mettant l’accent sur l’amlioration des performances et l’obtention de rsultats dmontrables. Connatre et comprendre les thories, les concepts, les mthodologies, les instruments et les outils pertinents.
Gestion de projet Capacit planifier, organiser, hirarchiser et contrler les ressources, les procdures et les protocoles afin d’atteindre des objectifs spcifiques.
Gestion des partenariats Construire et maintenir des partenariats avec de vastes rseaux de parties prenantes, de gouvernements, de partenaires de la socit civile et du secteur priv, d’experts et autres, conformment la stratgie et aux politiques du PNUD.
Gestion des partenariats- Mobilisation des ressources Savoir identifier les sources de financement, aligner les besoins de financement (programmes/projets/initiatives) sur les possibilits de financement et tablir un plan pour rpondre aux besoins de financement
Programme 2030 : Engagement et efficacit Efficacit Assurance qualit des projets
Rapport annuel ax sur les rsultats
Comptences et exprience requises
Formation
Le diplme de fin d’tudes secondaires est requis OU,
Un diplme universitaire (Licence) en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine quivalent sera dument pris en consideration mais pas un requis
Experience
Un minimum de six (6) annes (avec le diplme de fin d’tudes secondaires) ou trois (3) annes (avec un diplme de Licence) d’exprience professionnelle responsabilits progressives dans le domaine administratif ou dans la gestion de projets est requis.
Une exprience dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de progiciels de donnes et de systmes de gestion bass sur le web tels que les ERP est requise
Exprience dmontre en matire de reporting et de rdaction de comptes rendus de runions de coordination.
Exprience avre dans l’organisation d’vnements et de runions, y compris leurs aspects logistiques.
Exprience avre en administration de bureau et dans l’application de procdures administratives et/ou comptables.
Une exprience pralable avec le PNUD, le systme des Nations Unies, des institutions internationales ou des projets de dveloppement constitue un atout
Expriences professionnelles pertinentes dans la mise en uvre, la coordination et la gestion des projets, y compris de l’exprience dans la gestion administrative et financire est souhaitable
Langues
Matrise du franais est requise
Connaissance de l’anglais est souhaitable;
La connaissance du wolof est souhaitable.