Assistant.e Du Bureau De Paris - H/f
full-time
PRSENTATION ALIMA L’ESPRIT ALIMA : La raison d’tre d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnrables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, travers des actions bases sur la proximit, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialit et dans le respect de l’thique mdicale universelle. Pour accder aux patients et aux patientes, nous nous engageons intervenir de faon neutre et indpendante. LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE : Le patient d’abord Rvolutionner la mdecine humanitaire Responsabilit et libert Amliorer la qualit de nos actions Faire confiance L’intelligence collective Responsabilit environnementale ALIMA promeut et dfend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolrance zro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face des faits de violence supposs ou avrs. La protection des personnes bnficiant et impactes par notre intervention est notre priorit absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage : respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prvention de la corruption et de la fraude ; signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procdure une suprieure, un suprieur, une rfrente, un rfrent ou l’adresse prvue cet effet SOIGNER - INNOVER – ENSEMBLE : : Depuis sa cration en 2009, ALIMA a soign plus de 10 millions de patients, et dploie aujourd’hui ses oprations dans 12 pays d’Afrique. En 2021, nous avons dvelopp plus de 60 projets de rponse mdicale humanitaire pour rpondre aux besoins de populations touches par les conflits, les pidmies et l’extrme pauvret. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorits sanitaires nationales travers prs de 357 structures de sant (dont 45 hpitaux et 312 centres de sant). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, ds que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bnficient de l’expertise l o elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour amliorer la rponse humanitaire, nous menons des projets de recherches oprationnelles et cliniques, notamment pour lutter contre la malnutrition et les fivres hmorragiques virales. L'QUIPE ALIMA : Plus de 2000 personnes uvrent actuellement pour ALIMA. Les quipes terrain, au plus proche des patients, reoivent leur support des quipes de coordination gnralement bases en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reoivent le support des 4 quipes desk et de l’quipe du service urgences et ouvertures bases au sige oprationnel de Dakar, Sngal. Les quipes de Paris et New-York travaillent activement la collecte de fonds ainsi qu’ la reprsentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des quipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs mdicales BEFEN, ALERTE Sant, SOS Mdecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, les Universits de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarits International et bien d’autres. NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, Rpublique Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, Rpublique Dmocratique du Congo, Cameroun, Soudan, Mauritanie, thiopie, Hati NOS THMATIQUES PROJET : Malnutrition, Sant Maternelle, Sant Primaire, Pdiatrie, Paludisme, pidmies (Ebola, Cholra, Rougeole, Dengue), Hospitalisation, Urgences, Violences Bases sur le Genre, Protection transversale, sant mentale, ... CONTEXTE Le bureau ALIMA de Paris Le sige oprationnel d'ALIMA est bas Dakar, au Sngal, o sont regroupes les quipes de support aux missions. Le bureau de Paris accueille principalement les activits de dveloppement, de collecte de fonds et de reprsentation institutionnelle d'ALIMA, notamment auprs des donateurs franais. Il assure galement certaines fonctions administratives et logistiques en appui l'ensemble de l'organisation : suivi des obligations administratives d'ALIMA en France, appui aux quipes du sige et des missions lors de leurs passages Paris, achats et envois raliss depuis la France. Dans ce cadre, ALIMA recrute un.e Assistant.e du bureau de Paris temps partiel (60 %), afin d'assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau et d'appuyer les quipes dans leurs dmarches administratives, logistiques et de collecte de fonds. LIEU DU POSTE : Bureau de Paris, France PROTECTION DES BNFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUT Niveau 1 : Dans le cadre de ses fonctions, le ou la titulaire du poste n'aura pas de contact avec des enfants ou des adultes vulnrables, ni accs des donnes caractre personnel les concernant. Par consquent, la vrification du casier judiciaire ne sera pas requise pour ce poste. Si le contenu du poste venait voluer, le niveau de protection serait rvalu. LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES Responsable Hirarchique : Directrice du Dveloppement (base Paris) Responsable Fonctionnel : Directrice du Dveloppement (base Paris) MISSION PRINCIPALE Sous la supervision de la Directrice du Dveloppement, l'Assistant.e du bureau de Paris contribue au bon fonctionnement administratif, logistique et matriel du bureau d'ALIMA Paris. Il.elle assure le suivi des activits administratives courantes du bureau et des obligations administratives d'ALIMA en France, et apporte un appui aux quipes de l'organisation dans leurs dmarches et besoins logistiques en France. Il.elle participe galement au soutien administratif des activits de dveloppement, de collecte de fonds et de reprsentation institutionnelle. En relation rgulire avec les quipes de Paris et du sige oprationnel de Dakar, il.elle facilite la circulation de l'information et le traitement des demandes, dans le respect des procdures internes et des priorits dfinies. ACTIVITS PRINCIPALES 1. Administration et fonctionnement du bureau de Paris Assurer l'accueil tlphonique et physique du bureau. Grer le courrier et les documents administratifs : rception, numrisation, classement, transmission et envoi, y compris des documents ncessitant un envoi ou une prsentation en original. Veiller au bon fonctionnement des services gnraux du bureau : locaux, charges, salles de runion, tlphonie, internet et autres services courants. Grer les fournitures, consommables, stocks et petits achats ncessaires au fonctionnement du bureau. Assurer le suivi de la relation avec les fournisseurs et prestataires, et contribuer au traitement des problmes courants. Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs du bureau. 2. Suivi des obligations et dmarches administratives en France Effectuer les formalits et assurer le suivi des obligations administratives ncessaires au fonctionnement d'ALIMA en France. Assurer une veille sur les dmarches et formalits applicables, notamment auprs des services publics et registres officiels. En lien avec la Direction administrative et financire, prparer, transmettre et suivre jusqu' leur aboutissement les dmarches et documents auprs des administrations, banques, services fiscaux et autres organismes franais. Faciliter les dmarches auprs des ambassades et administrations trangres, notamment pour les besoins de visas et d'enregistrement. 3. Appui financier, logistique et aux dplacements Tenir la caisse du bureau de Paris et assurer le suivi des dpenses effectues par carte bancaire, des prlvements et des dpenses courantes du bureau. Collecter, organiser et transmettre les pices justificatives comptables l'quipe Finance de Dakar. Apporter un appui administratif et logistique aux salaris du sige et des missions lors de leurs dplacements ou passages Paris. Assurer la rception, la prparation et l'acheminement des colis et documents destination de Dakar ou des missions. Participer la mise en place et au suivi des contrats-cadres de fournitures et de services du bureau de Paris. Contribuer l'optimisation et la scurisation des achats raliss en France pour Dakar et les missions, en lien avec les quipes Logistique. 4. Appui aux activits institutionnelles, de dveloppement et de collecte de fonds Assurer l'organisation administrative et logistique des runions et vnements organiss en France, y compris les runions du Conseil d'administration : rservation de salles, restauration, transports, matriel et autres aspects pratiques. Participer la gestion administrative des outils de collecte de fonds destination des donateurs franais. Contribuer la saisie et au suivi des dons, la gestion des reus fiscaux ainsi qu'aux oprations de routage et de traitement des envois. Participer au suivi administratif de la relation donateurs : traitement des demandes, mise jour des informations dans le CRM et transmission aux interlocuteurs concerns. Apporter un soutien administratif et organisationnel la prparation et au droulement des campagnes et vnements de collecte de fonds. 5. Coordination et circulation de l'information Faciliter la circulation des informations et la coordination administrative entre les quipes de Paris, le sige de Dakar et les interlocuteurs externes. Travailler en lien avec les quipes Dveloppement et Collecte de fonds, les quipes Finance, Logistique et RH du sige, ainsi qu'avec les autres services d'ALIMA selon leurs besoins en France. Rendre compte rgulirement de l'avancement des activits et des difficults rencontres la Directrice du Dveloppement. EXPERIENCES ET COMPETENCES Formation de niveau Bac+2 en gestion administrative, assistanat, gestion des organisations ou domaine quivalent Une premire exprience professionnelle en assistanat administratif, gestion de bureau ou fonction similaire est souhaite ; les profils juniors sont les bienvenus Une exprience dans le secteur associatif, humanitaire ou au sein d'une organisation internationale est un atout Bonnes capacits rdactionnelles en franais Matrise de l'anglais l'oral et l'crit indispensable Bonne matrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et collaboratifs, et capacit prendre en main de nouveaux logiciels (outils de gestion administrative, CRM donateurs) Capacit assurer le suivi de dossiers administratifs et de dmarches auprs d'organismes externes, ainsi qu'un suivi simple de dpenses et de pices justificatives Rigueur, sens de l'organisation, capacit identifier les priorits et rendre compte Polyvalence, sens du service et bonnes qualits relationnelles Autonomie, esprit d'initiative et capacit rechercher des solutions pratiques Discrtion et respect de la confidentialit des informations traites Capacit travailler avec des interlocuteurs multiples, parfois distance Comprhension et adhsion aux valeurs et la mission d'ALIMA CONDITIONS Type de contrat : CDI de droit franais Temps de travail : 60 % d'un temps plein, organisation dfinir avec la personne recrute en fonction des besoins de prsence du bureau Lieu du poste : Bureau ALIMA, 1 rue Philidor, 75020 Paris Tltravail : Possible partiellement selon la politique ALIMA, avec une prsence rgulire au bureau Salaire : Selon grille salariale ALIMA (niveau [ complter]) + valorisation de l'exprience Avantages : Mutuelle sant complmentaire Titres-restaurant Prise en charge des transports en commun selon les dispositions lgales Date de prise de poste : Ds que possible