Assurer le bon droulement des oprations d’approvisionnement en fournissant un soutien, des conseils et des services fiables en matire de contrats, de processus et de collaboration avec les parties prenantes.
But du poste
Associ principal en approvisionnement fournit des services de soutien efficaces et rapides en matire d’approvisionnement et d’administration des contrats aux diffrents programmes grs par son bureau. Ce rle favorise une approche axe sur la qualit, le client et les rsultats afin de garantir la conformit aux rgles, rglementations, politiques et stratgies d’approvisionnement de l’UNOPS, tout en travaillant et en assurant la liaison avec les autres membres du personnel d’approvisionnement et diverses autres parties prenantes, notamment les chargs d’appui aux programmes, les conseillers techniques principaux, les gestionnaires de portefeuille et les assistants de portefeuille. Dans l’exercice de ses fonctions, l’assistant(e) principal(e) en approvisionnement travaille avec un minimum de supervision.
Soutien aux transactions d’approvisionnement
Mettre en uvre les mesures approuves pour intgrer le dveloppement durable dans le processus d’approvisionnement.
S’assurer que les dossiers soumis aux comits des contrats et des biens (CCB) soient complets.
S’assurer de l’exhaustivit de la documentation pour la prparation/le traitement des bons de commande (BC), des contrats, des accords long terme (ALT) ou de leurs modifications.
Effectuer des tudes de march rgulires pour dterminer les sources d’approvisionnement en utilisant le
March mondial des Nations Unies et d’autres sources externes pertinentes.
Mettre en place, amliorer ou maintenir la base de donnes des fournisseurs locaux, en veillant la mise jour rgulire des bases de donnes d’informations et des fichiers et registres d’approvisionnement.
Gnrer des rapports d’tat, selon les besoins.
S’assurer de la disponibilit de tous les documents justificatifs des fins d’audit et de rvision.
Planification des approvisionnements, demandes d’achat et sourcing
Collaborer avec le personnel et les gestionnaires de projet la prparation de leurs plans d’approvisionnement et d’attribution.
Maintenir et mettre jour les processus de suivi des approvisionnements pour les projets et fournir des commentaires sur les bons de commande au bureau demandeur.
Fournir aux entits requrantes des propositions sur les modalits de fourniture de biens, de travaux et de services, y compris les dlais d’approvisionnement pour chaque tape.
Vrifier que les demandes sont compltes.
Prparer des spcifications appropries et compltes pour l’quipement et les matriaux, les profils de poste et les noncs de travaux (SoW) en tant qu’lments d’entre pour les demandes de propositions (RFP), les demandes de devis (RFQ) et les invitations soumissionner (ITB), en veillant l’autorisation/approbation des units d’approbation concernes.
Assurer une liaison rgulire avec les fournisseurs et les destinataires jusqu’ la livraison scurise des marchandises.
Suivre l’avancement du processus et assurer la liaison avec les fournisseurs tout au long du cycle d’approvisionnement.
Enquter sur les problmes survenus aprs la commande, les rsoudre et partager des rapports d’tape sur les questions d’approvisionnement.
Fournir des rponses orales ou crites aux questions des projets, clients, entreprises, etc., concernant les questions lies aux achats.
laborer des rapports mensuels sur les questions d’approvisionnement.
Assurer la liaison avec l’unit logistique ou les projets lors de la rception des biens, quipements et services en vue d’obtenir les rapports de livraison appropris, les rapports de rception et d’inspection (RRI) ou les certificats pertinents tout en veillant ce qu’un inventaire appropri soit effectu.
Soutien aux appels d’offres et aux soumissions
tablir des listes restreintes d’entrepreneurs/fournisseurs appropris pour les achats d’une valeur suprieure aux montants dsigns, pour approbation par le(s) responsable(s) dsign(s).
Prparer et publier les manifestations d’intrt (EOI), les demandes de prix (RFQ), les appels d’offres (ITB), les demandes de propositions (RFP) ou autres documents d’appel d’offres selon les besoins, en veillant leur conformit avec les modles approuvs par l’UNOPS et en sollicitant l’autorisation lgale en cas d’ajustements ncessaires.
Collaborer avec les clients des programmes ou des oprations demandeurs pour examiner et valuer les offres ou propositions reues et prparer des analyses pour les attributions de contrats moins complexes en vue de leur soumission au Comit des contrats et des biens (CPC) ou tout autre organisme dsign par la loi.
Collaborer avec les clients des programmes ou des oprations demandeurs pour soumettre des demandes au Comit des contrats et des biens du sige.
Organiser les runions du CPC (ou de l’organisme statutaire dsign) selon les besoins, en faisant circuler les documents examiner au moins 24 heures l’avance.
Conserver les registres du CPC ou de tout autre organisme statutaire dsign
Administration des contrats
Assurer le suivi de la signature des contrats par les fournisseurs.
Engager les fonds dans le systme ERP et obtenir les signatures ncessaires l’approbation.
Diffuser les annonces de contrats et les attributions.
Tenir jour le systme de contrats et de classement.
Tenir jour des bases de donnes/listes des meilleurs fournisseurs, entrepreneurs et prestataires de services.
Construction et partage des connaissances
Organiser, faciliter ou dispenser des formations et des initiatives d’apprentissage sur les achats destination du personnel.
Apporter une contribution pertinente aux rseaux de connaissances et aux communauts de pratique en synthtisant les leons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matire d’approvisionnement.
Recueillir et utiliser de manire productive les commentaires, les ides et les connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques.
Comptences
Contract Management, Electronic Procurement, Logistics Management, Market Analysis, Procurement, Regulations, Risk Management
Formation
Requis
Diplme d’tudes secondaires (ou quivalent) avec 7 ans d’exprience pertinente OU.
Un baccalaurat (ou l’quivalent) dans n’importe quelle discipline, assorti de 3 ans d’exprience pertinente, est requis.
Souhaite
Une certification ou une adhsion professionnelle reconnue l’chelle mondiale ou nationale (par exemple, CIPS) est souhaitable.
Experience
Requise
L’exprience pertinente consiste travailler dans le domaine des achats ou dans des domaines connexes.
Exprience de l’utilisation d’outils de collaboration et de productivit (par exemple, MS Office, G-Suite, etc.) et de systmes de gestion Web est requis.
Une exprience de travail dans des environnements multiculturels ou au sein d’organisations du systme des Nations Unies dans un pays en dveloppement est souhaite.
Une exprience dans le domaine du dveloppement ou de l’aide humanitaire est souhaite.
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