Information gnrales
Le Bureau de la coordination des affaires humanitaires des Nations Unies (OCHA) fait partie du Secrtariat de l’Organisation des Nations Unies. Il est charg de rassembler les acteurs humanitaires afin d’assurer une rponse cohrente aux situations d’urgence. OCHA veille galement l’existence d’un cadre permettant chaque acteur de contribuer efficacement aux efforts de rponse collective.
La mission d’OCHA est de mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et fonde sur des principes, en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, afin d’attnuer les souffrances humaines causes par les catastrophes et les situations d’urgence ; de dfendre les droits des personnes dans le besoin ; de promouvoir la prparation et la prvention ; et de faciliter des solutions durables.
Le Bureau rgional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROWCA), bas Dakar, cherche renforcer ses capacits oprationnelles, notamment sa prsence auprs des populations affectes. Conformment son mandat, OCHA collecte, compile, analyse et diffuse des informations relatives aux situations humanitaires et l’assistance apporte dans la rgion.
Pour plus d’informations sur le mandat d’OCHA, veuillez consulter : https://www.unocha.org/ .
Responsabilits/rsultats cls attendus
Afin de rpondre ses besoins oprationnels, OCHA souhaite renforcer son Bureau rgional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROWCA) travers le recrutement d’un(e) Assistant(e) Logistique et Achats.
Sous la supervision directe du Spcialiste national de l’administration et des achats d’OCHA/ROWCA, l’Assistant(e) Logistique et Achats veille au fonctionnement efficient et efficace du bureau, tout en faisant preuve d’un haut degr de confidentialit dans l’exercice de ses fonctions.
Fournir un appui administratif aux activits d’acquisition de biens et de services, avec les rsultats attendus suivants :
Examiner, enregistrer et hirarchiser les demandes d’achats, et obtenir toutes les informations et tous les documents complmentaires ncessaires.
Vrifier la disponibilit des prestataires de services et des fournisseurs.
Assurer le suivi de l’tat d’avancement des demandes en cours.
Effectuer un suivi auprs des fournisseurs afin de garantir la livraison des biens et services dans les dlais prvus.
Vrifier la clart des demandes d’achats et solliciter des informations supplmentaires lorsque cela est ncessaire.
Appuyer la prparation des dossiers d’appel d’offres, notamment les demandes de devis et les demandes de propositions, selon la nature et la valeur de l’acquisition.
Finaliser les bons de commande et les notes de dossier.
Assurer la tenue et l’archivage des informations de gestion interne dans les bases de donnes et les dossiers.
Rechercher, recueillir et prsenter des informations provenant de sources internes et externes concernant les fournisseurs appropris.
Rdiger des correspondances administratives, notamment des lettres, des tlcopies (fax) et des notes de service (mmorandums).
Identifier les besoins du bureau en matire de matriel, de fournitures, d’quipements, etc., avec les rsultats attendus suivants :
Assurer le suivi des stocks et veiller leur disponibilit permanente.
Grer les fournitures de bureau, les quipements et les vhicules.
Veiller l’entretien des locaux et des vhicules conformment aux rgles et procdures des Nations Unies.
Soumettre les bons de commande accompagns des pices justificatives au superviseur pour signature, puis les transmettre aux fournisseurs.
Gestion du courrier et des communications tlphoniques
Prparer les documents et colis destins tre expdis par valise diplomatique ou par courrier express.
Distribuer le courrier reu du bureau de poste.
Tenir un registre de tout le courrier entrant.
Vrifier le courrier reu et le transmettre au destinataire appropri.
Assurer le classement et l’archivage appropris de tous les documents entrants et sortants
Tches administratives lies au fonctionnement du bureau
Veiller au bon fonctionnement des services de nettoyage des bureaux.
Assister l’entretien des bureaux et des espaces de stationnement.
Appuyer la prparation des badges d’accs et assurer le suivi de leur bon fonctionnement.
Assister la gestion du groupe lectrogne et au suivi de sa maintenance priodique.
Appuyer la planification de l’utilisation des salles de runion (disponibilit, propret et vrification de l’installation).
Assurer le suivi de l’approvisionnement en fournitures pour les pause-caf.
Grer l’approvisionnement et la distribution de l’eau potable (BA EAU BAB).
Gestion de l’inventaire des biens et du matriel de bureau
Raliser les inventaires conformment aux normes et procdures de l’organisation afin de garantir une traabilit fiable.
Enregistrer tous les articles d’inventaire ds leur acquisition, conformment aux normes et procdures applicables.
Mettre rgulirement jour les registres d’inventaire afin de reflter les mouvements des biens.
Participer aux inventaires physiques annuels et aux processus de rapprochement (rconciliation) des inventaires.
Autres tches administratives
Fournir un appui administratif l’organisation des ateliers, sminaires et vnements organiss par OCHA.
Assurer une gestion efficace des fournitures de bureau, ainsi que le contrle et le maintien des niveaux de stock.
Effectuer les rservations d’htel pour le personnel en mission pour le compte d’OCHA.
Appuyer la gestion des documents administratifs relatifs aux vhicules : assurances, autorisations temporaires (AT), visites techniques, immatriculations, prolongations d’AT, ventes en franchise de droits et formalits de ddouanement.
Mettre jour le tableau de suivi de la consommation de carburant.
Assurer le rapport quotidien de prsence du personnel des fins de scurit.
Le titulaire excute d’autres tches relevant de son profil fonctionnel, juges ncessaires au bon fonctionnement du bureau et de l’Organisation.
Supervisory/Managerial Responsibilities: N/A
Comptences
Comptences corporatives
Obtenir des rsultats: Niveau 1 : Est ouvert(e) aux ides cratives et aux risques connus, adopte une approche pragmatique de la rsolution des problmes et propose des amliorations.
Penser de manire innovante: Niveau 1 : Est ouvert(e) aux ides cratives et aux risques connus, adopte une approche pragmatique de la rsolution des problmes et propose des amliorations.
Apprendre en continu : Niveau 1 : Fait preuve d’ouverture d’esprit et de curiosit, partage ses connaissances, tire des enseignements de ses erreurs et sollicite des retours d’information.
S’adapter avec agilit : Niveau 1 : S’adapte aux changements, gre de manire constructive l’ambigut et l’incertitude, et fait preuve de flexibilit.
Agir avec dtermination : Niveau 1 : Fait preuve de motivation et d’engagement, est capable de travailler avec sang-froid dans l’adversit et inspire confiance.
Collaborer et dvelopper des partenariats : Niveau 1 : Fait preuve d’empathie et de comprhension envers les autres et tablit des relations de travail positives.
Promouvoir la diversit et l’inclusion : Niveau 1 : Apprcie et respecte les diffrences, est conscient(e) des biais inconscients et s’oppose toute forme de discrimination.
People Management
Comptences fonctionnelles
Achat
Approvisionnement et recherche de fournisseurs : Capacit identifier, valuer et mobiliser des fournisseurs de biens et de services.
Analyse Financire : Connaissance des mthodes d’valuation des entreprises, des projets, des budgets et d’autres oprations financires afin de dterminer leur performance et leur pertinence.
Gestion des donnes : Connaissance du traitement, du stockage et de la validation des donnes relatives aux achats.
Gestion des achats : Capacit acqurir des biens, des services ou des travaux auprs de fournisseurs externes, conformment aux procdures tablies.
Gestion des activits:
Satisfaction client /Gestion de la relation client : Capacit rpondre rapidement et de manire approprie avec un sens de l’urgence, fournir des solutions cohrentes et produire des rsultats et services de qualit dans les dlais requis afin de rpondre aux besoins rels des clients. Contribuer l’laboration de stratgies de service la clientle. Rechercher des moyens d’apporter une valeur ajoute au-del des demandes immdiates des clients. Capacit anticiper les besoins et les proccupations futurs des clients.
Communication : Capacit communiquer de manire claire, concise et sans ambigut, tant l’oral qu’ l’crit, et adapter les messages ainsi que les mthodes de communication en fonction du public cible. Capacit grer la communication interne et externe par le biais des mdias, des rseaux sociaux et d’autres canaux appropris.
Qualifications
Formation
Un diplme de fin d’tudes secondaires est requis.
Une licence (ou un diplme universitaire) en Administration des affaires, en Administration publique, en Finance ou dans une discipline quivalente sera prise en considration, mais ne constitue pas une exigence obligatoire.
La certification CIPS niveau 2 est fortement souhaite pour ce poste, et les candidats qui dtiennent ce niveau de certification au moment de leur candidature bnficieront d’un avantage certain. Si cette certification souhaite n’est pas disponible au moment du recrutement, elle devra tre obtenue au cours de l’anne suivant le recrutement. Les candidats dtenant, au moment de leur candidature, une certification CIPS d’un niveau infrieur bnficieront d’un avantage proportionnel leur niveau de certification.
Exprience professionnelle
Au moins cinq (5) annes d’exprience professionnelle avec un diplme de fin d’tudes secondaires ou deux (2) annes d’exprience avec une licence, dans les domaines de l’administration, du secrtariat, de la logistique ou dans tout autre domaine pertinent sont requises.
Une exprience en logistique (gestion du personnel, scurit incendie, transfert de biens et d’quipements, etc.), en particulier dans les zones touches par des urgences humanitaires, est requise.
Une exprience rcente de travail dans l’approvisionnement et la logistique d’un bureau rgional d’une agence des Nations Unies ou d’organismes internationaux constitue un atout.
Une bonne matrise des outils informatiques est requise, notamment de Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint), Outlook et d’Internet.
Langues
Une matrise courante du franais, l’oral comme l’crit, est requise.
La connaissance de l’anglais est souhaitable. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies constitue un atout.
galit des chances
En tant qu’employeur souscrivant au principe de l’galit des chances, UNOCHA valorise la diversit en tant qu’expression de la multiplicit des nations et des cultures o nous oprons et, ce titre, nous encourageons les candidats qualifis de tous horizons postuler des postes au sein de l’organisation. Nos dcisions d’embauche sont fondes sur le mrite et l’aptitude au poste, sans discrimination.
Le UNOCHA s’engage galement crer un lieu de travail inclusif o tout le personnel est habilit contribuer notre mission, est valoris, peut s’panouir et bnficie d’opportunits de carrire ouvertes tous.
Harclement sexuel, exploitation et abus d’autorit
Le UNOCHA ne tolre pas le harclement, le harclement sexuel, l’exploitation, la discrimination et l’abus d’autorit. Tous les candidats slectionns sont donc soumis des contrles pertinents et doivent respecter les normes et principes respectifs.
Priode d’essai
Pour toutes les nouvelles nominations dure dtermine (FTA) a UNOCHA, y compris pour les agents transfrs ou dtachs a UNOCHA dans le cadre de l’Accord inter-organisations concernant le transfert, le dtachement ou le prt de personnel, et pour toute nomination de plus d’un an, la poursuite du contrat au-del des 12 premiers mois est conditionne la russite de la priode d’essai.
Droit de slectionner plusieurs candidats
UNOCHA se rserve le droit de slectionner un ou plusieurs candidats partir de cette annonce de vacance de poste. Nous pouvons galement retenir les candidatures et prendre en considration les candidats qui postulent ce poste pour d’autres postes similaires a UNOCHA, au mme niveau et avec une description de poste, une exprience et des exigences ducationnelles similaires.
Utilisation de l’IA par les candidats
Les candidats sont invits consulter les directives du PNUD concernant l’utilisation responsable de l’IA dans les processus de recrutement et de slection.
Alerte aux escroqueries
Le PNUD ne facture aucune redevance aucun stade de son processus de recrutement. Pour plus d’informations, veuillez consulter www.undp.org/scam-alert.