Grants And Partnerships Coordinator

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future. The International Rescue Committee (IRC) began operations in Burundi in 1996, amid civil war and widespread instability. From the outset, the organization engaged in life-saving emergency interventions, providing immediate assistance to refugees and internally displaced persons. The sociopolitical and security crisis led to significant population movements. Today, Burundi hosts more than 130,000 refugees, primarily from the Democratic Republic of the Congo (DRC). At the same time, more than 250,000 Burundians have been forced to flee their country and currently live in exile, mainly in Tanzania, Rwanda, and the DRC. Within Burundi itself, an estimated 100,000 people have also been displaced, largely due to the effects of climate change, such as flooding. To address these challenges, the IRC has progressively expanded and adapted its programs to meet the growing needs of affected populations. The organization implements integrated interventions focused on emergency humanitarian response, while strengthening community resilience through protection, health, and economic wellbeing and education initiatives. The Burundi country program currently implements 9 projects with an annual operating budget of approximately USD 10 million. To support the management and growth of its multi-donor grants portfolio, IRC Burundi is seeking a Grants & Partnership Coordinator to ensure efficient and timely grants management, from proposal development through donor compliance and reporting. Job Overview: The Grants & Partnership Coordinator is responsible for resource mobilization, proposal development, and coordinating the management of IRC Burundi's grants portfolio. S/he oversees all functions of the Grants & Partnerships unit. S/he works in close collaboration with the Programs department: the MEAL Coordinator, Technical Coordinators, Project Coordinators and Managers, the Senior Operations Coordinator, and the Deputy Director - Finance, and reports to the Deputy Director - Programs. Major responsibilities Business and Proposal Development (30%) In collaboration with the DDP and headquarters colleagues, proactively identify new funding opportunities by tracking and analyzing donor strategies and funding trends. Support effective internal communication and information management processes to ensure relevant stakeholders across the organization can access and use Business Development information, including maintaining an up-to-date opportunity matrix. Lead the tracking and analysis of the country program's opportunity pipeline. Work with the DDP, national technical coordinators, and regional colleagues to identify international partners and negotiate the IRC's role in proposal consortiums, ensuring a competitive positioning for IRC Burundi that adheres to partnership principles and the organization's strategic direction. Support country team staff in developing and maintaining key relationships with donors, partner organizations, and private sector actors, with a view to identifying opportunities, creating shared value, and forming strategic alliances. Support the DDP and technical leads in the development of new program designs. Prepare and facilitate Go/No Go meetings related to funding opportunities, as needed. Ensure that Go/No Go discussions and program design are consistent with the partnership ambition of the Country Strategic Action Plan (SAP) and IRC Burundi's programmatic approach, as well as IRC's Business Development guidance (Business Development Manual). Promote and coordinate partner engagement in program development efforts. Ensure strong and effective representation and budgeting of IRC's partnership strategy, approach, and management in proposals and reports submitted to donors. Oversee the development of all concept notes and proposals, either taking on or delegating the role of lead writer or editor. Develop effective process management tools for proposal development. Clearly define and communicate the roles, responsibilities, and timelines of each department. Facilitate effective inter-departmental coordination. Thoroughly review all proposal documents to ensure consistency between narratives, logical frameworks, and budgets. Serve as the focal point with headquarters during the review, editing, and submission of proposals. Ensure that all proposal deliverables are accurate, complete, high-quality, and submitted on time. Grants and Information Management (15%) Coordinate the management of IRC Burundi's grants portfolio. Serve as the focal point for communications with headquarters on all grants and partnership administration functions. Review donor agreements and coordinate their review and signature with the relevant headquarters offices. Coordinate pre-award expenditure approvals, as applicable. Lead and/or support all project revisions, amendments, and budget realignments. Coordinate the monitoring and facilitation of Budget vs. Actuals (BvA) reviews to bring teams together and ensure sound financial management. Actively promote partners' full participation in program implementation through Project Cycle Meetings (PCM). Oversee the preparation, review, and monitoring of sub-grant agreements with partners, in coordination with the Finance and Supply Chain departments. Ensure proper grant closeout, including the production of final reports, budget reconciliation, and asset disposition, in line with donor and IRC rules. Maintain and circulate a regularly updated grants tracking table. Ensure that all departmental communication with IRC colleagues and donors is constructive, clear, and well organized. Maintain a well-organized and comprehensive information management and filing system for grants and sub-grants. Ensure that the IRC's internal Opportunity Tracking Information System (OTIS) is kept up to date and maintained throughout the grant lifecycle. Liaise with the Finance department to monitor spending by donor and promptly flag any risk of budget under- or over-expenditure. Build the capacity of IRC and partner staff in grants management by facilitating trainings and providing targeted support as needed. Partnership Management (15%) Actively contribute to the relevant sections of the Partner Capacity Analysis (PCA) and to the development of resulting partner support plans. Coordinate the implementation of IRC Burundi's partnership strategy and partnership ambitions, in line with the PEERS (Partnership Excellence for Equality and Results System) manual and the Strategic Action Plan. Support the Partnerships Manager in facilitating IRC Burundi's Partnership Working Group. Promote a partnership approach aligned with PEERS principles. Participate in due diligence processes and collaborative partnership risk management, as needed. Actively promote partners' full participation in program implementation through Project Cycle Meetings (PCM). Donor Compliance (15%) Provide Programs and Operations teams with day-to-day technical guidance to ensure all grants are implemented in accordance with IRC and donor regulations. Coordinate with headquarters on specialized compliance issues, as needed. Proactively flag potential compliance issues to senior management; work closely with headquarters compliance colleagues to resolve any related concerns. Disseminate existing donor compliance resources and work with regional counterparts to develop and update compliance quick-reference sheets for each grant. In coordination with the DDP and the communications team, help ensure appropriate and effective visibility of the IRC and donors at program sites and in program materials. Reporting (10%) Oversee the development and submission of all internal and external reports, in collaboration with the Programs, Finance, and MEAL departments. Maintain a comprehensive reporting tracker and communicate regularly with relevant team members about upcoming deadlines and the specific requirements of each report. Lead the production of high-quality, well-written reports that meet donor and IRC requirements. Thoroughly review and confirm that all reports and supporting documents are complete and accurate. Coordinate headquarters and technical unit reviews and approvals prior to submission to donors. Ensure strict adherence to internal and donor deadlines. Departmental Leadership and Staff Management (15%) Lead the Grants and Partnerships units and provide staff with professional development opportunities as needed. Ensure a clear delineation of roles and responsibilities and a logical distribution of the portfolio among team members. Coordinate performance management within the department and foster a high-performance culture through staff engagement and accountability. Identify and support capacity building for the Grants and Partnerships team and, upon request, other staff members, to ensure a clear understanding of IRC's grants processes. Oversee the recruitment of new staff as needed. Ensure comprehensive onboarding and training for new hires. Other Any other relevant duties assigned by the supervisor to advance IRC's programs. Job Requirements Significant experience in humanitarian grants management within a multi-donor, multi-sectoral environment, including oversight of large-scale grant portfolios. Demonstrated experience in an inter-departmental coordination role, with the ability to communicate with a range of stakeholders and balance their priorities. Extensive experience leading the development of large-scale, multi-sectoral funding proposals. Advanced skills in writing and compiling donor reports, including coordinating inputs and developing complex documents across departments. In-depth knowledge of institutional donor compliance required. Familiarity with DG INTPA, ECHO, SV, UNHCR, UNICEF, Irish Aid and UNFPA requirements is a strong asset. Excellent speaking writing and editing skills required, in both English and French. Ability to draft and edit detailed documents for donor submission with minimal supervision. Prior experience in a conflict or protracted crisis context desired. Excellent planning and organizational skills. Ability to prioritize and track multiple activities and deadlines simultaneously. Excellent interpersonal skills and a demonstrated positive attitude, enabling constructive engagement with both programmatic and support departments. Excellent proficiency in the MS Office suite and commonly used artificial intelligence tools. Ability to work independently as well as within a dynamic, cross-functional team Working Environment Security and Housing: The Grants & Partnership Coordinator will be based in Bujumbura, with occasional field travel to locations where the IRC implements its projects. The security situation in Burundi is stable, although minor alerts occasionally occur in connection with the ongoing conflict in the DRC. Housing arrangements will be specified by the country office in accordance with its current policy. French Version International Rescue Committee (IRC) a dbut ses oprations au Burundi en 1996, en pleine guerre civile et instabilit gnralise. Ds le dpart, l'organisation s'est engage dans des interventions d'urgence visant sauver des vies en apportant une aide immdiate aux rfugis et aux personnes dplaces internes. La crise sociopolitique et scuritaire a entran d'importants mouvements de population. Aujourd'hui, le Burundi accueille plus de 130 000 rfugis, principalement originaires de la Rpublique Dmocratique du Congo (RDC). Paralllement, plus de 250 000 Burundais ont t contraints de fuir leur pays et vivent actuellement en exil, principalement en Tanzanie, au Rwanda et en RDC. l'intrieur mme du Burundi, environ 100 000 personnes ont galement t dplaces, en grande partie cause des effets du changement climatique, tels que les inondations. Pour rpondre ces dfis, l'IRC a progressivement largi et adapt ses programmes pour rpondre aux besoins croissants des populations affectes. L'organisation met en uvre des interventions intgres axes sur la rponse humanitaire d'urgence, tout en renforant la rsilience communautaire travers des initiatives de protection, de sant, de bien-tre conomique et d'ducation. Le programme pays Burundi met actuellement en uvre 9 projets avec un budget oprationnel annuel d'environ 10 millions de dollars. Pour soutenir la gestion et la croissance de son portefeuille de subventions multi-bailleurs, l'IRC Burundi recherche un(e) Coordinateur/trice des Subventions et Partenariats charg(e) d'assurer une gestion efficace et rapide des subventions, depuis le dveloppement de propositions jusqu' la conformit bailleurs et au rapportage. Aperu du poste Le/la Coordinateur/trice des Subventions et Partenariats est responsable de la mobilisation des ressources, du dveloppement des propositions ainsi que de la coordination de la gestion du portefeuille de subventions de l'IRC Burundi. Il/elle supervise l'ensemble des fonctions de l'unit Subventions et Partenariats. Il/elle travaille en troite collaboration avec le dpartement des programmes : Coordinateur MEAL, Coordinateurs techniques, Coordinateurs et chefs de projets, Coordonnateur senior des oprations, irecteur Adjoint des Finance et sous la supervision du Directeur Adjoint des Programmes (DDP). Responsabilits principales : Mobilisation des ressources et dveloppement des propositions (30%) En collaboration avec le DDP et les collgues du sige, identifier proactivement de nouvelles opportunits de financement en suivant et en analysant les stratgies des bailleurs et les tendances de financement. Soutenir des processus efficaces de communication interne et de gestion de l'information pour garantir l'accs et l'utilisation des informations de mobilisation des ressources (Business Development) par les parties prenantes concernes au sein de l'organisation, y compris le maintien d'une matrice d'opportunits jour Diriger le suivi et l'analyse du pipeline d'opportunits du programme pays. Travailler avec le DDP, les coordonnateurs techniques nationaux et les collgues rgionaux pour identifier les partenaires internationaux et ngocier le rle de l'IRC dans les consortiums de propositions, assurant une position concurrentielle pour l'IRC Burundi qui adhre aux principes de partenariat et l'orientation stratgique de l'organisation. Soutenir le personnel de l’quipe pays pour dvelopper et maintenir des relations cls avec les donateurs, les organisations partenaires et les acteurs du secteur priv en vue de l'identification des opportunits, de la cration de valeur partage, de la formation d'alliances stratgiques Appuyer le DDP et les responsables techniques sectoriels dans le dveloppement de nouvelles propositions. Prparer et animer, selon les besoins, les runions Go/No Go relatives aux opportunits de financement. Veiller ce que les discussions Go/No Go et la conception des programmes soient cohrentes avec l'ambition de partenariat du Plan d'Action Stratgique Pays (SAP) et l'approche programmatique de l'IRC Burundi ainsi qu’avec les directives en matire de dveloppement d’IRC. (Business Development Manual) Assurer la promotion et la coordination de l’engagement des partenaires dans les efforts de dveloppement de programmes. Garantir une reprsentation et une budgtisation solides et efficaces de la stratgie, de l'approche et de la gestion des partenariats de l'IRC dans les propositions et rapports destins aux bailleurs. Superviser le dveloppement de toutes les notes conceptuelles et propositions, en assumant ou en dlguant le rle de rdacteur ou d'diteur principal. Dvelopper des outils efficaces de gestion de processus pour le dveloppement de propositions. Dfinir et communiquer clairement les rles, responsabilits et chanciers de chaque dpartement. Faciliter une coordination interdpartementale efficace. Rviser minutieusement tous les documents de proposition afin d'assurer la cohrence entre les narratifs, les cadres logiques et les budgets. Servir de point focal avec le sige pendant la rvision, l'dition et la soumission des propositions. Veiller ce que tous les livrables des propositions soient exacts, complets, de haute qualit et soumis dans les dlais. Gestion des subventions et de l’information (15%) Assurer la coordination de la gestion du portefeuille de subventions pour IRC Burundi Servir de point focal pour les communications avec le sige sur l'ensemble des fonctions d'administration des subventions et du partenariat Rviser les accords avec les bailleurs et coordonner leur rvision et signature avec les bureaux du sige concerns. Coordonner l'approbation des dpenses pralables l'attribution (pre-award), le cas chant. Diriger et/ou appuyer l'ensemble des rvisions de projet, avenants et rajustements budgtaires. Coordonner le suivi et la facilitation des analyses budget-ralis (BvA) afin de rassembler les quipes et garantir une gestion financire saine. Promouvoir activement la pleine participation des partenaires la mise en uvre des programmes dans le cadre des runions de cycle de projet (Project Cycle Meeting – PCM). Superviser la prparation, la rvision et le suivi des accords de sous-subvention avec les partenaires, en coordination avec les dpartements Finance et Supply Chain. Veiller la bonne clture des subventions, y compris la production des rapports finaux, la rconciliation budgtaire et la cession des actifs, conformment aux rgles bailleurs et de l'IRC. Maintenir et diffuser un tableau de suivi des subventions rgulirement mis jour. Veiller ce que toute communication dpartementale avec les collgues de l'IRC et les bailleurs soit constructive, claire et organise. Maintenir un systme de gestion de l'information et de classement des subventions et des sous-subventions bien organis et complet. Veiller ce que le systme interne de suivi des opportunits de l'IRC (OTIS) soit mis jour et maintenu tout au long du cycle de vie des subventions. Assurer la liaison avec le dpartement Finance pour le suivi des dpenses par bailleur et signaler rapidement tout risque de sous- ou sur-excution budgtaire. Renforcer les capacits du personnel de l'IRC et des partenaires en matire de gestion des subventions, en facilitant des formations et en fournissant un appui cibl selon les besoins. Gestion des partenariats (15%) Contribuer activement aux sections pertinentes de l'Analyse des Capacits des Partenaires (PCA) et l'laboration des plans d'appui aux partenaires qui en dcoulent. Coordonner la mise en uvre de la stratgie partenariat et des ambitions partenariales de IRC Burundi, conformment au manuel PEERS (Partnership Excellence for Equality and Results System) et au Plan d’Action Stratgique Appuyer le Manager Partenariats dans l’animation du Groupe de Travail sur le Partenariat d’IRC Burundi Faire la promotion d’une approche partenariale conforme aux principes du PEERS Participer aux processus de diligence raisonnable et la gestion collaborative des risques lis aux partenariats, selon les besoins Promouvoir activement la pleine participation des partenaires la mise en uvre des programmes dans le cadre des PCM. Conformit bailleurs (15%) Fournir aux quipes Programmes et Oprations des orientations techniques courantes afin de garantir que toutes les subventions sont mises en uvre conformment aux rglements de l'IRC et des bailleurs. Coordonner avec le sige sur les questions de conformit spcialises, selon les besoins. Signaler proactivement les problmes potentiels de conformit la direction ; collaborer troitement avec les collgues de conformit du sige pour rsoudre toute proccupation connexe. Diffuser les ressources existantes sur la conformit bailleurs et collaborer avec les homologues rgionaux pour dvelopper et actualiser les fiches synthtiques de conformit pour chaque subvention. En coordination avec le DDP et l’quipe communication, contribuer garantir une visibilit approprie et efficace de l'IRC et des bailleurs sur les sites et dans les supports du programme. Rapportage (10%) Superviser le dveloppement et la remise de tous les rapports internes et externes, en collaboration avec les dpartements Programmes, Finance et MEAL. Maintenir un tableau de suivi des rapports complet et communiquer rgulirement avec les membres d'quipe concerns au sujet des chances venir et des exigences spcifiques de chaque rapport. Diriger la production de rapports de haute qualit et bien rdigs rpondant aux exigences des bailleurs et de l'IRC. Rviser minutieusement et confirmer que tous les rapports et documents complmentaires sont complets et exacts. Coordonner les rvisions et approbations du sige et des units techniques avant soumission aux bailleurs. Garantir le respect strict des chances internes et des bailleurs. Leadership dpartemental et gestion du personnel (15%) Diriger les units Subventions et Partenariats et offrir des opportunits de dveloppement professionnel au personnel selon les besoins. Assurer une dlimitation claire des rles et responsabilits et une rpartition logique du portefeuille entre les membres de l'quipe. Coordonner la gestion de la performance au sein du dpartement et favoriser une culture de haute performance travers l'engagement et la redevabilit du personnel. Identifier et soutenir le renforcement des capacits de l'quipe Subventions et partenariats et, sur demande, des autres membres du personnel, afin qu'ils comprennent les processus de subventions de l'IRC. Superviser le recrutement de nouveau personnel selon les besoins. Assurer un accueil,une intgration et une formation complets pour les nouvelles recrues Autre Toute autre tche pertinente assigne par le superviseur afin de faire progresser les programmes de l'IRC Exigences du poste Exprience significative en gestion de subventions humanitaires dans un environnement multi-bailleurs et multisectoriel, incluant la supervision de portefeuilles de subventions de grande envergure. Exprience dmontre dans un rle de coordination interdpartementale et capacit communiquer avec un ensemble de parties prenantes et quilibrer leurs priorits. Vaste exprience dans le pilotage du dveloppement de propositions de financement multisectorielles de grande envergure. Comptences avances en rdaction et compilation de rapports bailleurs, y compris la coordination des contributions et le dveloppement de documents complexes entre diffrents dpartements. Connaissance approfondie de la conformit des bailleurs institutionnels requise. La connaissance des exigences de DG INTPA, ECHO, SV, UNHCR, UNICEF, UNFPA constitue un atout majeur. Excellentes comptences en expression, rdaction et dition requises, en anglais comme en franais. Capacit rdiger et diter des documents dtaills pour soumission aux bailleurs avec un minimum de supervision. Exprience pralable dans un contexte de conflit ou de crise prolonge souhaite. Excellentes comptences en planification et en organisation. Capacit prioriser et suivre plusieurs activits et chances simultanment. Excellentes comptences interpersonnelles et attitude positive dmontre, permettant un engagement constructif avec les dpartements programmatiques et supports. Excellente matrise de la suite MS Office et des outils d'intelligence artificielle d'usage courant. Capacit travailler de manire autonome ainsi qu'au sein d'une quipe dynamique et transversale. Environnement de travail : Scurit et logement : Le/la Coordinateur/trice des Subventions et Partenariats sera bas(e) Bujumbura, avec des dplacements occasionnels sur le terrain o l'IRC met en uvre ses projets. La situation scuritaire au Burundi est stable, mme si parfois quelques alertes mineures surviennent en lien avec le conflit en cours en RDC. Les modalits de logement seront prcises par le bureau pays conformment sa politique en vigueur. Professional Standards: All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.