Cadre organisationnel et rattachement hirarchique
Ce poste est bas au Bureau rgional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROSEN), au sein de la Division des oprations (DO) de l’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC), Dakar, au Sngal.
En tant que Responsable du Ple rgional des achats pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre, le/la Charg(e) des achats travaille sous la supervision directe du/de la Chef(fe) de l’Unit des achats de l’ONUV/ONUDC Vienne et sous la supervision gnrale du/de la Reprsentant(e) du ROSEN.
Le/la titulaire du poste apporte galement un appui et assure une supervision technique des fonctions lies aux achats au Bureau pays de l’ONUDC au Nigeria (CONGA).
Il/elle exercera ses fonctions au sein de l’quipe des oprations du ROSEN et travaillera en troite collaboration avec le/la Charg(e) des oprations.
Pour plus d’informations sur l’ONUDC, veuillez consulter le site [www.unodc.org](http://www.unodc.org).
Responsabilits
Le/la titulaire du poste devra, sur demande, apporter son soutien d’autres bureaux de l’ONUDC et aux programmes mondiaux oprant dans la rgion de l’Afrique de l’Ouest et du Centre.
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont dlgus, le/la Charg(e) des achats sera notamment charg(e) des missions suivantes :
Agir en qualit d’expert(e) principal(e) en matire d’achats et de passation de marchs, avec la responsabilit de l’acquisition d’une grande varit de fournitures et de services lis des contrats et des activits d’approvisionnement prsentant une complexit technique et juridique leve. Diriger et soutenir les activits d’achat des bureaux rgionaux.
Planifier, laborer et grer tous les aspects lis aux achats et aux contrats des projets particulirement complexes portant sur divers services et produits (technologies de l’information, quipements et instruments lectroniques spcialiss, mdicaments, quipements de scurit et de sret, y compris les quipements de protection individuelle, denres alimentaires, matriaux d’entretien des btiments, travaux de rnovation, fournitures de bureau, mobilier, etc.), en tenant compte des conditions conomiques locales et d’autres facteurs pertinents.
Planifier, laborer et grer les activits d’achat lies aux infrastructures et aux grands projets de construction, y compris ceux de valeur importante, en consultation et avec l’appui de l’Unit des achats de l’ONUV/ONUDC, en troite collaboration avec les architectes, les ingnieurs de l’ONUDC et les autorits nationales, afin de garantir le respect des codes et rglementations locaux, rgionaux et nationaux en matire de construction, ainsi que des mesures de scurit.
Diriger la prparation et la mise en uvre des procdures d’achat conformment au Rglement financier et aux Rgles de gestion financire du Secrtariat des Nations Unies. Le cas chant, superviser les procdures d’achat effectues par d’autres entits des Nations Unies, notamment dans le cadre du dispositif de Bureau commun des services administratifs (Common Back Office – CBO), la suite du prochain dmnagement la Maison des Nations Unies Dakar, en veillant au respect de leurs rgles et rglementations respectives ainsi que du principe de reconnaissance mutuelle du systme des Nations Unies.
Coordonner les fonctions lies aux achats entre le ROSEN et le CONGA (Bureau pays de l’ONUDC au Nigeria) dans le cadre du Ple rgional des achats pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre. Cette coordination comprend l’harmonisation des seuils de dlgation de pouvoirs, la rpartition quitable de la charge de travail entre les acheteurs des deux bureaux et la formalisation des modalits d’assistance mutuelle ponctuelle avec l’Unit des achats de l’ONUV/ONUDC.
Fournir des conseils techniques et assurer le contrle qualit des activits d’achat auprs des responsables, des acheteurs et des points focaux toutes les tapes du cycle d’approvisionnement. Analyser et valuer les demandes d’achat et veiller la pertinence des spcifications techniques.
laborer et prparer des contrats complexes portant sur l’acquisition de biens non courants et technologiquement avancs ou de services long terme. tablir des accords long terme, lancer des appels d’offres internationaux, valuer les soumissions, formuler des recommandations pour la finalisation des achats et l’attribution des contrats, signer les bons de commande dans la limite des pouvoirs autoriss et prparer les dossiers soumettre au Comit des marchs pour les approbations concernant les montants plus levs.
laborer des stratgies et concevoir des solutions innovantes pour rsoudre les problmes ou les conflits lis aux projets d’achat complexes, notamment dans le domaine de la construction, en collaborant troitement avec les autorits nationales afin de garantir le respect des lois locales.
tablir et tenir jour les programmes de travail et les calendriers relatifs aux contrats en cours et aux nouveaux contrats prvus. laborer des approches tactiques en matire de gestion contractuelle et de nouvelles mthodes d’application fondes sur des tudes de march.
Contribuer l’laboration de notes d’orientation rgionales, de procdures, de processus de travail, de normes, de modles, d’initiatives d’innovation et de critres d’valuation des biens, des services et des capacits des fournisseurs. Simplifier les processus d’achat et soutenir la mise en uvre des initiatives de l’ONUV/ONUDC et de l’ensemble du Secrtariat des Nations Unies.
Examiner rgulirement les tendances de production dans les pays exportateurs et valuer les capacits de production ainsi que les performances des fabricants afin d’identifier des sources d’approvisionnement fiables.
Dfinir les stratgies de ngociation et conduire ou coordonner toutes les tapes des ngociations avec les parties concernes, y compris le rglement des diffrends dcoulant des contrats.
Prparer, examiner, valider et/ou approuver divers documents lis aux achats, notamment les notes au dossier (Note to File – NtF), les contrats, les communications, les directives et les instructions.
Concevoir et dispenser des formations lies aux achats, principalement en anglais et en franais, ainsi que des activits d’encadrement et d’accompagnement du personnel, des acheteurs, des responsables et des quipes de projet. Organiser des activits de dveloppement des comptences du personnel et superviser les collaborateurs juniors, le cas chant.
Veiller la prparation de rapports prcis et ponctuels sur les activits d’achat. Suivre et grer les audits des activits d’approvisionnement et s’assurer que les recommandations formules sont mises en uvre conformment aux rgles de conformit.
Suivre les indicateurs cls de performance (KPI) de l’organisation et coordonner les actions avec les interlocuteurs concerns afin de garantir le respect des normes en matire d’achats.
Diriger la mise en uvre et l’adoption des outils institutionnels et organisationnels imposs par l’ONUV/ONUDC afin d’amliorer la productivit et l’efficacit globale des oprations. Ces outils peuvent notamment comprendre le systme de suivi des achats (Procurement Tracker), l’outil d’appel d’offres lectronique (Ariba), le systme de retour d’information instantan (IFS) et l’outil de suivi de la performance des contrats (CPRT). Aprs leur dploiement, veiller leur utilisation efficace en assurant l’assistance aux utilisateurs, l’accompagnement, le suivi et la mise en uvre d’initiatives d’amlioration continue, afin d’optimiser les avantages organisationnels et le respect des rgles de conformit.
Collecter et analyser les donnes afin d’identifier les tendances et les modles, puis prsenter les rsultats sous forme de graphiques, de tableaux et de rapports l’aide de mthodes de visualisation des donnes, afin de faciliter la planification, la prise de dcision, les prsentations et le reporting fonds sur les donnes.
Suivre et superviser le recours aux acquisitions de faible valeur (Low Value Acquisition – LVA) au sein du Ple rgional, dans le but d’identifier les possibilits de regroupement des achats, de rduire la dpendance ce type d’acquisition et de promouvoir la mise en place et l’utilisation d’accords long terme (Long-Term Agreements – LTA).
Collaborer troitement avec l’ensemble des programmes et des quipes de projet du Ple rgional et garantir une communication ainsi qu’un change d’informations efficaces et continus.
Effectuer des missions sur le terrain, selon les besoins.
Encadrer et superviser le personnel et les collaborateurs chargs des achats.
Participer, sur dlgation, aux groupes de travail oprationnels de l’quipe de pays des Nations Unies et y reprsenter l’ONUDC.
Effectuer toute autre tche lie aux fonctions du poste, selon les besoins.
Comptences
Professionnalisme
Possder une bonne connaissance des normes internationales reconnues en matire d’achats ainsi que de toutes les tapes des techniques et oprations d’approvisionnement international utilises dans le cadre de contrats portant sur des biens et services hautement complexes et technologiquement avancs.
Matriser le droit des contrats et possder une expertise dans la gestion des questions complexes lies aux achats et aux contrats.
Connatre les mthodes quantitatives permettant de mesurer les capacits des fournisseurs et des systmes, ainsi que les techniques d’identification des sources d’approvisionnement, des tendances du march et des prix.
tre capable de ngocier et d’influencer les accords conclus avec les units demandeuses et les fournisseurs.
tre en mesure de mobiliser son expertise technique pour rsoudre diverses questions et difficults complexes et/ou sensibles.
tre capable d’laborer des politiques, des procdures et de nouveaux programmes en matire d’achats.
Savoir analyser et interprter les donnes afin d’appuyer la prise de dcision et de communiquer les informations pertinentes la direction.
Faire preuve de fiert dans son travail et ses ralisations ; dmontrer ses comptences professionnelles et une excellente matrise de son domaine ; faire preuve de conscience professionnelle et d’efficacit dans le respect des engagements, des dlais et l’atteinte des rsultats ; tre motiv(e) par des considrations professionnelles plutt que personnelles ; faire preuve de persvrance face aux difficults et aux dfis ; garder son calme dans les situations stressantes.
Assumer la responsabilit de l’intgration de la dimension de genre dans les activits et veiller la participation gale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
Planification et organisation
Dfinir des objectifs clairs, cohrents avec les stratgies convenues ; identifier les activits et missions prioritaires ; ajuster les priorits en fonction des besoins ; allouer le temps et les ressources ncessaires la ralisation des tches ; anticiper les risques et prvoir des solutions de contingence lors de la planification ; suivre et ajuster les plans et les actions si ncessaire ; utiliser efficacement son temps.
Sens des responsabilits
Assumer pleinement ses responsabilits et respecter ses engagements ; fournir les rsultats attendus dans les dlais impartis et conformment aux normes de cots et de qualit prescrites ; travailler dans le respect des rgles et rglementations de l’organisation ; soutenir les collaborateurs placs sous sa responsabilit, assurer leur encadrement et assumer la responsabilit des missions qui leur sont dlgues ; assumer personnellement la responsabilit de ses propres insuffisances et, le cas chant, de celles de son unit de travail.
Gestion de la performance
Dlguer les responsabilits, les obligations de rendre compte et les pouvoirs de dcision de manire approprie ; veiller ce que les rles, les responsabilits et les liens hirarchiques soient clairement dfinis pour chaque membre du personnel ; valuer avec prcision le temps et les ressources ncessaires la ralisation des tches et attribuer les missions en fonction des comptences ; suivre les progrs raliss par rapport aux tapes cls et aux chances ; discuter rgulirement des performances et fournir des retours, des conseils et un accompagnement au personnel ; encourager la prise de risques calculs et soutenir la crativit et l’esprit d’initiative ; appuyer activement le dveloppement professionnel et les aspirations de carrire du personnel ; valuer les performances de manire quitable.
Formation
Un diplme universitaire suprieur (Master ou diplme quivalent) en administration des affaires, administration publique, commerce, droit, ingnierie, architecture, gnie civil ou dans un domaine connexe est exig.
Un diplme universitaire de premier cycle dans des domaines similaires, complt par deux annes supplmentaires d’exprience professionnelle pertinente, peut tre accept en remplacement du diplme universitaire suprieur.