Assistant(e) charg(e) du soutien administratif et oprationnel (spcialiste GDS et billetterie).
Type de contrat : Contrat de services (Service Contract)
Grade : Niveau 4
Unit/division : 6 mois (renouvelable)
Lieu d’affectation (Ville, Pays) : Dakar, Diamniadio, Sngal
Rattachement hirarchique : Sous la supervision du/de la Chef(fe) du GHQ Travel Hub, MSD.
Contexte et objectif de la mission
Le Programme alimentaire mondial (PAM) des Nations Unies est la plus grande organisation humanitaire au monde. Il sauve des vies dans les situations d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour ouvrir la voie la paix, la stabilit et la prosprit.
Dans le cadre du modle One Global HQ (Sige mondial unique), le PAM a mis en place le GHQ Travel Hub afin de centraliser et de rationaliser les services de voyages l’chelle mondiale. Cette structure vise garantir le respect des politiques et procdures, l’efficacit des cots ainsi qu’une prestation de services cohrente au sein des diffrents services du sige, des bureaux rgionaux et des oprations dans les pays.
Le GHQ Travel Hub joue un rle essentiel dans le maintien de la capacit oprationnelle du PAM, en fournissant des services de voyage fiables, prcis et dans les dlais requis travers le monde.
Description du poste
Le/La Point focal des voyages (Travel Focal Point) apportera son appui au GHQ Travel Hub en assurant la gestion complte du processus de traitement des billets d’avion, avec pour principale responsabilit la gestion des rservations de vols l’aide d’un systme mondial de distribution (GDS – Global Distribution System).
Le/La titulaire du poste sera charg(e) d’identifier et de communiquer aux demandeurs les options de vols les plus appropries. Aprs confirmation des itinraires, il/elle soumettra les demandes d’mission de billets lectroniques au systme automatis d’mission de billets de BCD (BCD Automated Ticket Issuance).
Ce poste exige une solide expertise technique en matire de rservations ariennes, de rgles de billetterie et de construction tarifaire, afin de garantir une mission des billets prcise, rapide et conforme aux politiques de voyage du PAM ainsi qu’aux principes d’efficacit institutionnelle.
Principales responsabilits
_(Cette liste n’est ni exhaustive ni limitative.)_
Gestion de la billetterie GDS et traitement des voyages
Traiter les demandes de voyages ariens reues travers les procdures et les systmes de gestion des voyages du PAM.
Effectuer des recherches de vols et des rservations l’aide d’un systme mondial de distribution (GDS), en veillant optimiser les itinraires, slectionner les tarifs appropris et respecter les politiques de voyage du PAM.
Prparer et communiquer aux voyageurs et aux points focaux chargs des voyages les diffrentes propositions d’itinraires, en prcisant clairement les conditions tarifaires et les principales restrictions applicables.
Assurer une coordination troite avec les voyageurs et les points focaux afin de confirmer les itinraires et les prfrences de voyage.
Soumettre les itinraires dfinitifs via le systme automatis d’mission de billets de BCD pour procder leur mission.
Veiller l’mission des billets lectroniques dans les dlais requis et la transmission exacte des documents de voyage aux voyageurs.
Conformit et assurance qualit
Veiller ce que toutes les rservations soient conformes aux politiques de voyage du PAM, aux rgles financires, aux exigences de scurit et aux mesures d’efficacit institutionnelle.
Appliquer les principes de matrise des cots, notamment le recours aux tarifs les plus bas et les plus appropris, aux itinraires autoriss et, le cas chant, aux compagnies ariennes privilgies.
Effectuer des contrles de prcision des itinraires, des donnes de billetterie et des rgles tarifaires avant l’mission des billets.
Assurer la bonne tenue des dossiers relatifs aux rservations et aux oprations de billetterie des fins d’audit et de reporting.
Coordination et assistance aux clients
Servir de principal interlocuteur oprationnel pour les voyageurs et les collgues du GHQ Travel Hub sur toutes les questions relatives la billetterie.
Assurer la liaison avec BCD Travel et les parties prenantes internes afin de rsoudre les problmes lis la billetterie, notamment les rmissions, les changes, les annulations et les perturbations de voyage.
Apporter un soutien aux voyageurs en cas de perturbation de leur dplacement, en proposant des itinraires alternatifs et en coordonnant les mesures correctives ncessaires en matire de billetterie.
Maintenir une communication claire, rapide et professionnelle avec l’ensemble des parties prenantes.
Amlioration des processus et appui oprationnel
Contribuer l’amlioration continue des procdures de billetterie et des procdures oprationnelles normalises (SOP) au sein du GHQ Travel Hub.
Contribuer au partage des connaissances au sein de l’quipe concernant les fonctionnalits du GDS, les rgles tarifaires et les meilleures pratiques en matire de billetterie.
Signaler les problmes rcurrents, les contraintes lies aux systmes ou les lacunes dans les politiques et proposer des solutions pratiques.
Excuter toute autre tche connexe qui pourrait tre requise.
Rsultats attendus
Traitement rapide et prcis des demandes de billets d’avion l’aide du systme GDS.
Niveau lev de conformit aux politiques de voyage du PAM et aux normes de billetterie.
Rduction du dlai de traitement entre la demande de voyage, la confirmation de l’itinraire et l’mission du billet.
Niveau lev de satisfaction des voyageurs grce un appui en billetterie fiable, ractif et techniquement performant.
Renforcement de l’efficacit oprationnelle des fonctions de billetterie du GHQ Travel Hub.
Qualifications et exprience requises
Formation
Avoir achev les tudes secondaires.
Un diplme universitaire ou professionnel en voyages, tourisme, administration des affaires ou dans un domaine connexe constitue un atout.
Exprience professionnelle
Justifier d’au moins quatre (4) annes d’exprience professionnelle pertinente dans les domaines des rservations ariennes, de la billetterie ou de la gestion des oprations de voyage.
Une exprience pralable au sein d’agences de gestion de voyages (Travel Management Companies – TMC) ou d’organisations internationales constitue un atout.
Une bonne connaissance des rgles de voyage du systme commun des Nations Unies est souhaitable.
Connaissances et comptences
Solide expertise technique en matire de rservations ariennes et de billetterie.
Grande attention aux dtails et excellent sens de la prcision.
Sens de l’orientation client et capacit travailler sous pression et dans des dlais contraignants.
Solides comptences en matire d’organisation et de hirarchisation des priorits.
Capacit travailler de manire autonome tout en contribuant efficacement au sein d’une quipe voluant dans un environnement international.
Excellentes capacits de communication, tant l’oral qu’ l’crit, avec un grand professionnalisme.
Langues
Matrise courante de l’anglais, l’oral comme l’crit.
Matrise courante du franais, l’oral comme l’crit.