Description du bureau/de l’unit/du projet
Le Programme des Nations Unies pour le dveloppement (PNUD) est l’organisation de rfrence du systme des Nations Unies en matire de dveloppement durable. Prsent dans plus de 170 pays et territoires, il accompagne les tats dans la mise en uvre de solutions intgres pour lutter contre la pauvret, rduire les ingalits, renforcer la rsilience des communauts et promouvoir une gouvernance dmocratique, inclusive et efficace.
Au Sngal, le cycle de coopration 2024-2028 du PNUD est align sur les priorits nationales de dveloppement et contribue l’acclration de l’atteinte des Objectifs de dveloppement durable (ODD). Il vise notamment renforcer la gouvernance dmocratique, l’tat de droit, l’accs la justice, la participation citoyenne, la cohsion sociale, la redevabilit des institutions publiques ainsi que la prvention et la gestion des risques de conflits.
Le portefeuille Gouvernance du PNUD regroupe un ensemble de programmes et projets stratgiques mis en uvre en partenariat avec les institutions nationales, les collectivits territoriales, les organisations de la socit civile, le secteur priv et les partenaires techniques et financiers. Ces interventions visent consolider les institutions dmocratiques, promouvoir les droits humains, renforcer les mcanismes de transparence et de redevabilit, favoriser la participation inclusive aux processus dcisionnels et soutenir les rformes institutionnelles ncessaires un dveloppement durable et quitable.
Dans un contexte marqu par l’expansion du portefeuille, la diversification des partenaires de mise en uvre et le renforcement des exigences en matire de gestion axe sur les rsultats, de suivi financier et de conformit oprationnelle, le PNUD souhaite renforcer son quipe Gouvernance travers le recrutement d’un(e) Associ(e) en Administration et Support aux Projets. Sous la supervision du Team Leader Gouvernance, le/la titulaire du poste apportera un appui essentiel la gestion administrative et financire des projets, au suivi budgtaire, la conformit des oprations ainsi qu’ la coordination des processus de reporting et de mise en uvre, contribuant ainsi l’atteinte des rsultats stratgiques du portefeuille.
Fonctions / Rsultats attendus
Sous la supervision du Responsable du portefeuille Gouvernance et en troite collaboration avec les quipes Programme, Oprations et les partenaires de mise en uvre, l’Associ(e) en Administration et Support aux Projets contribue la gestion efficace, transparente et conforme des ressources du portefeuille Gouvernance. Il/elle assure un appui administratif, financier et oprationnel la mise en uvre des projets, au suivi budgtaire, au reporting ainsi qu’au respect des rgles et procdures du PNUD.
Ses fonctions et responsabilits sont les suivantes :
Appui la gestion financire et budgtaire des projets
Assurer le suivi de l’excution budgtaire des projets du portefeuille Gouvernance et veiller l’utilisation efficiente des ressources.
Participer la prparation, la rvision et la mise jour des budgets et plans de travail annuels (PTA).
Effectuer le suivi des engagements, des dpenses et des disponibilits budgtaires.
Produire des analyses financires priodiques et signaler les carts ou risques ventuels afin de faciliter la prise de dcision.
Contribuer la prparation des cltures financires et des exercices de rvision budgtaire.
Appui la gestion administrative et oprationnelle
Assurer le traitement et le suivi des rquisitions, contrats, paiements, avances et autres transactions administratives lies aux projets.
Veiller la conformit des dossiers administratifs et financiers conformment aux rgles, procdures et politiques du PNUD.
Appuyer l’organisation logistique des ateliers, missions, runions, et autres activits du portefeuille.
Appuyer les formations et le partage des connaissances
Assurer l’archivage physique et lectronique des documents administratifs et financiers des projets.
Suivi des partenaires de mise en uvre et conformit
Appuyer le suivi financier et administratif des partenaires de mise en uvre conformment aux modalits de gestion du PNUD.
Vrifier la compltude et la conformit des rapports financiers et pices justificatives produits par les partenaires.
Contribuer au suivi des recommandations issues des audits, micro valuations, contrles de qualit et exercices d’assurance.
Participer l’identification et la gestion des risques financiers et oprationnels des projets.
Reporting, suivi financier et assurance qualit
Prparer des tableaux de bord et rapports priodiques sur la situation financire et l’excution des projets.
Contribuer la production des rapports destins aux partenaires techniques et financiers, au management du PNUD et aux mcanismes de gouvernance des projets.
Assurer la qualit, la fiabilit et la disponibilit des donnes administratives et financires.
Soutenir le suivi des indicateurs de performance lis la gestion financire et oprationnelle des projets.
Appui la planification et la coordination du portefeuille
Contribuer la planification des activits et au suivi de la mise en uvre des plans de travail.
Appuyer la coordination entre les quipes programme, oprations, finances et les partenaires de mise en uvre.
Participer la prparation des runions de revue des projets, des comits de pilotage et des missions de supervision.
Assurer le suivi des actions convenues et des chances administratives et financires.
Gestion des connaissances et renforcement des capacits
Contribuer la capitalisation des bonnes pratiques et des leons apprises en matire de gestion administrative et financire des projets.
Participer l’laboration et la mise jour de procdures, guides, outils et modles de gestion.
Appuyer les activits de sensibilisation et de renforcement des capacits des partenaires et membres de l’quipe sur les procdures administratives et financires du PNUD.
Promouvoir les principes de transparence, de redevabilit et de gestion axe sur les rsultats dans la mise en uvre des projets.
Le titulaire du poste accomplit d’autres tches relevant de son profil fonctionnel, juges ncessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
Arrangement institutionnel
L’Associ(e) en Administration et Support aux Projets travaillera sous la supervision directe du Responsable du portefeuille Gouvernance du PNUD Sngal. Il/elle apportera un appui administratif, financier et oprationnel la mise en uvre des projets du portefeuille, en veillant la conformit des oprations, au suivi budgtaire, la qualit du reporting et l’application des procdures du PNUD, afin de contribuer l’atteinte des rsultats programmatiques du portefeuille Gouvernance.
Comptences
Core
Obtenir des rsultats : NIVEAU 1 : Planifie et supervise son propre travail, prte attention aux dtails, fournit un travail de qualit dans les dlais impartis.
Penser de manire innovante : NIVEAU 1 : Ouvert aux ides cratives/risques connus, pragmatique dans la rsolution des problmes, apporte des amliorations.
Apprendre en permanence : NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires
S’adapter avec agilit : NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gre de manire constructive l’ambigut/l’incertitude, fait preuve de souplesse.
Agir avec dtermination : NIVEAU 1 : Fait preuve d’enthousiasme et de motivation, capable de rester calme face l’adversit, confiant.
Engagement et partenariat : NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/comprhension envers les autres, tablit des relations positives.
Favoriser la diversit et l’inclusion : NIVEAU 1 : Apprcier/respecter les diffrences, tre conscient des prjugs inconscients, lutter contre la discrimination
Cross-Functional & Technical competencies
Domaine thmatique Nom Dfinition
Gestion de l’organisation Gestion de projet
tre en mesure de planifier, d’organiser, de hirarchiser et de contrler les ressources, les procdures et les protocoles afin d’atteindre des objectifs prcis.
tre en mesure de grer la mise en oeuvre de stratgies, de programmes et de projets en mettant l’accent sur l’amlioration des performances et l’obtention de rsultats dmontrables. Connatre et comprendre les thories, les concepts, les mthodologies, les instruments et les outils pertinents.
Capacit planifier, organiser, hirarchiser et contrler les ressources, les procdures et les protocoles afin d’atteindre des objectifs spcifiques.
Connaissance de l’valuation des entreprises, des projets, des budgets et d’autres transactions financires afin de dterminer leur performance et leur adquation.
Capacit extraire, analyser et valuer des donnes financires, en tirer des conclusions pertinentes et les prsenter de manire claire, cohrente et significative afin de faciliter la prise de dcision, le suivi de la performance et la gestion efficace des ressources.
Gestion axe sur les rsultats
Gestion de projet
Procurement
Finance
Rapports et analyse financire
Gestion d’entreprise Gestion du risque
Capacit identifier et organiser des actions visant attnuer et grer les risques de manire proactive.
Gestion d’entreprise Satisfaction Client/Gestion de la clientle
Capacit ragir rapidement et de manire approprie en faisant preuve d’un sens de l’urgence, fournir des solutions cohrentes et livrer des rsultats et/ou des solutions rapides et de qualit afin de rpondre aux besoins rels des clients et de les comprendre.
Contribuer l’laboration de la stratgie de service la clientle.
Rechercher des moyens d’apporter une valeur ajoute au-del des demandes immdiates des clients.
Capacit anticiper les besoins et les proccupations futurs des clients.
Qualifications minimales requises du candidat retenu (NPSA)
Formation acadmique minimale requise
Un diplme d’tudes secondaires requis ou
Un diplme universitaire (Licence) en sciences conomiques, sociales, dveloppement durable ou dans un domaine quivalent sera dument pris en considration, mais n’est pas requis.
Min. d’annes d’exprience professionnelle pertinente
Au moins 6 ans (avec un diplme d’tudes secondaires) ou 3 ans (avec la licence) d’exprience progressive pertinente dans le soutien la gestion administrative et financire de projet et/ou de la coordination est requis
Exprience dans d’autres domaines de la gestion de projets, tels que la planification financire, la gestion administrative et financire de projets.
Capacit prouve assurer le suivi des accords de partenariat et la conformit des dpenses conformment aux procdures des bailleurs et du PNUD.
Bonne matrise des outils de reporting, de planification et de suivi des projets.
Capacit prouve analyser les tats financiers et les rapports financiers de projets
Exprience de l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureautique (MS Word, Excel, SharePoint, teams, etc.) et connaissance avance des systmes de gestion Web tels que les ERP.
Exprience de travail dans un contexte de dveloppement/multilatral est souhaitable.
Exprience antrieure au sein du systme ou du PNUD vivement souhaite.
Matrise du franais et de la langue nationale (Wolof) est requise
Aptitudes et comptences souhaites