MSF Sngal dispose d’une quipe dynamique de plus de 110 collaborateurs intervenant dans les pays de la CEDEAO et au Cameroun. travers son Unit Rgionale des Ressources Humaines, le bureau de Dakar contribue au recrutement, au dveloppement et la mobilit des ressources humaines ncessaires au soutien des oprations de MSF dans plus de 70 pays.
Dans un contexte de croissance et de renforcement des capacits oprationnelles, l’Unit Rgionale RH soutient la dynamique inter-centres oprationnels afin de garantir une rponse efficace, coordonne et mutualise aux besoins des missions en Afrique de l’Ouest, en Afrique centrale et au-del.
MSF Sngal promeut l’inclusion et la diversit dans toutes ses pratiques et encourage les candidatures de toutes les personnes qualifies, sans distinction d’origine, de genre, d’ge, de conviction ou de situation de handicap.
Objectif global et contexte
L’assistant(e) admistratif(ve) des Journes pdiatriques joue un rle essentiel au bon droulement de la confrence des Journes pdiatriques de MSF grce un soutien logistique efficace et un accompagnement administratif complet. Il/Elle veille galement garantir une coopration optimale avec les vnements parallles organiss par MSF l’occasion de cette confrence.
Ce soutien administratif, ddi la dimension logistique et dplacements de l’vnement, est indispensable en raison du volume d’activits et de la forte affluence de groupes de dlgus, venant de diffrentes rgions/pays, et ayant chacun des besoins spcifiques.
Bas Dakar, le poste est directement plac sous la responsabilit managriale de la Coordinatrice du projet. L’assistant(e) administratif(ve) travaille en troite collaboration avec l’ensemble de l’quipe projet des Journes pdiatriques, les services de MSF impliqus localement dans la russite de l’vnement et les units de formation (L&D) de MSF.
Mission
Organisation efficace de la logistique et des dplacements lis l’vnement
Gestion des factures
Soutien la gestion des risques et au respect des rgles et protocoles lis la scurit des dlgus et la gestion de leurs dplacements (visa notamment) afin de garantir une participation aux Journes pdiatriques sans encombre et conforme aux normes de MSF
Communication avec les dlgus et point de contact pour toute question relative leur dplacement et leur prsence aux Journes pdiatriques
Principales Responsabilits
Organisation logistique des dplacements (transports, hbergement, visa, perdiem)
En collaboration avec l’quipe locale responsables des achats, slectionner les prestataires adapts l’vnement.
Organiser et coordonner le dplacement et l’hbergement des 30 salaris de MSF sponsoriss par les Journes pdiatriques pour assister la confrence, y compris les dmarches pour les visas, les transferts locaux (aroport/htel/lieu de confrence) et les rservations d’htel.
Assister tous les dlgus inscrits aux Journes pdiatriques sur les problmatiques de dplacement : modification d’horaires de vol, vol annul ou manqu, perte de bagage
Si ncessaire et en collaboration avec le service financier de MSF, organiser le calcul et la remise de per diem aux dlgus de MSF.
Gestion administrative
Assister la Coordinatrice du projet dans le suivi budgtaire des dpenses lis aux salaris sponsoriss, notamment lors de la rservation des billets d’avion et pour toutes les dpenses lies ce programme de sponsoring, en mettant jour les documents partags.
Aider la cration du dossier d’information sur la confrence et s’assurer que tous les dlgus reoivent ce dossier (Welcome pack).
Editer les Certificats de prsence pour tous les intervenants de la confrence et les participants aux ateliers de travail ds la fin des Journes pdiatriques et les envoyer.
Collecter et clturer toutes les factures lies la confrence, en collaboration avec la Coordinatrice du projet et le service financier.
Collecter les diffrents codes analytiques budgtaires ncessaires la refacturation des cots de la confrence (selon les process spcifiques chacun des groupes de participants) et s’assurer de la bonne affectation de ces codes dans les factures.
Soutien lors de l’vnement
Sur le lieu de la confrence, accueillir et renseigner les participants sur l’ordre du jour, les dtails pratiques, les procdures de scurit.
Commander et organiser la livraison du matriel de communication sur place et sa distribution/implantation.
Aider la mise en place logistique du lieu de confrence en collaboration troite avec l’quipe du projet.
Assister l’quipe en charge de la diffusion en ligne de l’vnement (streaming).
Participer au recrutement des bnvoles et leur coordination durant l’vnement, tre le point focal entre l’quipe du projet et les bnvoles pendant l’vnement.
Veiller au bon droulement de la clture de l’vnement.
Organisation des ateliers et liaison avec les responsables de formations
Soutenir l’organisation logistique des ateliers et tre le point contact pour la commande, la livraison puis l’enlvement du matriel.
tre le point contact pour les units de formation et dveloppement (L&D) pour rpondre leurs questions logistiques et de coordination entre les activits de l’vnement, les ateliers et les sessions de formation.
S’assurer que les participants aux ateliers, les units de L&D organisant des formations et les responsables d’ateliers reoivent bien le Welcome pack.
Autres tches
tre prt(e) s’adapter et rpondre toute tche supplmentaire exige pour le bon droulement de l’vnement en termes de logistique, de dplacement et d’information des participants.
Profil recherch
Formation et Exprience
Diplme universitaire en rapport avec le poste souhait
Exprience avre dans le soutien administratif, l’organisation d’vnements ou la coordination de projet
Avoir dj travaill avec MSF est un plus
Comptences et aptitudes
Alignement complet envers les valeurs et principes humanitaires ports par MSF
Sens de l’organisation, souci du dtail et solides comptences dans la gestion administrative
Capacit travailler de manire autonome dans un environnement changeant
Flexibilit et adaptabilit
Apptence pour le travail en quipe et aptitude collaborer de faon efficace
Excellente capacit communiquer l’oral et l’crit en s’adaptant son interlocuteur
Matrise des outils informatiques courants (Excel, PowerPoint, Word)
Langue
Matrise de l’anglais (crit et parl)
Matrise complte du franais (idalement langue maternelle)
Conditions d’emploi
Statut : CDD de 6 mois temps plein. Poste bas Dakar, Sngal.
Rmunration : Niveau 6 de la grille de rmunration de MSF Sngal
Poste pourvoir : dbut novembre 2026
Pour postuler : toute personne qui dsire postuler peut remettre son dossier de candidature (CV et lettre de motivation) jusqu’au 30 octobre inclus au lien suivant : Recrutement MSF
A MSF, nous valorisons la diversit et cherchons avoir un environnement de travail inclusif et accessible. Nous encourageons toutes les personnes qui possdent les qualifications requises postuler, indpendamment de leur origine ethnique, nationale ou culturelle, de leur ge, de leur sexe, de leur orientation sexuelle, de leurs convictions, de leur handicap ou d’autres aspects de leur identit.
MSF tient la protection des donnes personnelles de ses membres, de ses salaris et des personnes souhaitant rejoindre l’association. Les donnes collectes lors de cette candidature seront strictement transmises, pour un traitement quitable et de qualit, aux personnes intervenant dans le processus de recrutement, quel que soit l’endroit o se trouve la structure MSF laquelle elles appartiennent. Pour plus d’informations sur la faon dont sont traits vos donnes et vos droits, veuillez consulter notre politique de confidentialit.
Seules les candidates dont les dossiers auront t retenus seront contactes.