Contexte
Family Health International (FHI 360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) but non lucratif, ddie l’amlioration de la vie de faon durable via des solutions intgres. FHI 360 est prsente dans plus de 70 pays au monde et dans tous les tats et territoires des tats-Unis et intervient dans les domaines de la sant, de l’ducation, de la nutrition, de l’environnement, de l’conomie et du dveloppement, de la recherche et de la technologie, crant ainsi une combinaison unique de capacits pour relever les dfis du dveloppement. Dans le cadre de l’extension de sa couverture gographique au Sngal, FHI 360 ouvre deux bureaux avancs hbergs au sein des Directions Rgionales de la Sant, l’un couvrant les rgions de Louga, Saint-Louis et Matam, l’autre celles de Tambacounda et Kdougou. Pour faciliter la mise en uvre des interventions dans ces rgions, FHI 360 recherche des candidats qualifis pour deux postes d’Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (re).
Le poste combine les fonctions administratives et financires au niveau du bureau avanc, dans un environnement o les fonctions support sont centralises Dakar.
Description du poste
Il/elle sera responsable de la gestion des dpenses pour le fonctionnement du bureau avanc et des activits de terrain, y compris la prparation des paiements journaliers dment approuvs conformment aux systmes et aux procdures de FHI 360 ;
Appuyer la revue des pices comptables et s’assurer que toutes les transactions sont entirement et proprement documentes ;
Vrifier les demandes d’avance, les rapports de dpenses de voyage et les dpenses oprationnelles en termes d’exactitude et d’exhaustivit, s’assurer que les rapports de dpenses ont t approuvs selon les systmes et procdures de FHI 360, et effectuer la rconciliation des avances aprs avoir scann et archiv les justificatifs dans SharePoint, avant de les soumettre pour revue et approbation ;
Appuyer l’quipe Grants dans le suivi et le traitement des demandes de fonds et des rapports des sous-subventions mises en uvre dans les rgions couvertes ;
Appuyer la gestion des ateliers et/ou activits, y compris le paiement des participants ;
Assurer la gestion administrative et logistique du bureau avanc ainsi que le suivi des biens et quipements qui y sont affects ;
Assister le service Procurement de Dakar pour les acquisitions ralises sur site et servir de point focal local pour les fournisseurs ;
Assurer l’interface administrative courante avec la Direction Rgionale de la Sant qui hberge l’quipe de FHI360 et avec les partenaires locaux.
Principales responsabilits
Tenir la comptabilit et les dossiers comptables
Veiller ce que toutes les dpenses soient autorises, ligibles et traites efficacement
Vrifier les factures et constituer les dossiers ncessaires aux paiements
Grer les avances de missions, d’ateliers, du personnel et des consultants ;
Suivre la liquidation de ces avances sur prsentation de justificatifs dans le dlai requis
Examiner les rapports de dpenses du bureau avanc en veillant ce que les mthodes d’tablissement des rapports et les documents d’appui soient conformes aux rglements et aux politiques et procdures internes de FHI360;
Enregistrer les oprations dans GFAS selon les codes comptables et des projets, et assurer l’archivage physique sur place et lectronique dans SharePoint des pices justificatives, selon le calendrier de clture mensuelle ;
Contrler le registre des immobilisations du bureau avanc ;
Alerter sans dlai le superviseur sur toute dpense non conforme, tout dpassement budgtaire ou tout risque financier identifi.
Appuyer les achats et les relations avec les fournisseurs locaux
Les achats de FHI 360 Sngal sont centraliss Dakar et relvent du service Procurement. Au niveau du bureau avanc, il/elle :
Assiste l’quipe Procurement de Dakar pour les acquisitions raliser sur site : identification des fournisseurs locaux, collecte des cotations et des factures pro forma, vrification de la disponibilit des biens et services ;
Prpare et transmet Dakar les expressions de besoins et demandes d’achat du bureau avanc, avec les spcifications et justifications requises ;
Assure la rception physique des biens et services livrs sur site, vrifie leur conformit la commande et tablit les documents de rception ;
Transmet au service Procurement les dossiers complets et assure le suivi local jusqu’au rglement des fournisseurs ;
Constitue et tient jour un rpertoire des fournisseurs et prestataires locaux (htels, traiteurs, imprimeurs, agences de location de vhicules, etc.).
Organiser les ateliers, formations et missions
Appuyer l’organisation des ateliers, sminaires et formations tenus dans les rgions couvertes
Prparer les feuilles de prsence et les tats de paiement et les soumettre validation avant excution par le bureau de Dakar ;
Appuyer le paiement des participants lors des ateliers et des formations et collecter l’ensemble des justificatifs signs (listes de prsence, dcharges, reus) ;
Assurer le suivi des factures annexes lies aux activits et leur archivage dans les dlais ;
Appuyer la prparation logistique des missions de terrain et des programmes de visiteurs
Assurer la gestion administrative du bureau et le suivi des biens
Assurer la gestion administrative courante du bureau avanc et servir de point focal auprs de la Direction
Rgionale de la Sant qui hberge le bureau (espaces mis disposition, charges ventuelles, coordination pratique) ;
Grer les stocks de fournitures et les consommables : suivi des entres et sorties, tenue des fiches de stock, expression des besoins de rapprovisionnement auprs de Dakar ;
Maintenir jour les fichiers des immobilisations, assurer l’inventaire des quipements du bureau et leur rfrencement, et signaler tout mouvement, perte ou dfaillance ;
Assurer le suivi de l’entretien courant et des petites rparations des quipements affects au bureau, en coordination avec le bureau de Dakar ;
Excuter toutes autres tches connexes la fonction, sur demande du superviseur et autres collgues de travail.
Assurer l’archivage et le reporting et participer l’Audit des Etats Financiers
Grer et amliorer le systme d’archivage des pices comptables et administratives avant et aprs le rapport financier ;
Appuyer l’archivage des documents comptables et financiers sur SharePoint ;
Maintenir les systmes de classement et autres systmes de bureau, en mettant en place de nouveaux fichiers si ncessaire et en s’assurant que les documents sont classs rgulirement ;
Produire, la demande du superviseur, les rapports administratifs et financiers priodiques du bureau avanc ;
Comptences et qualits requises
Avoir un BAC + 3 au minimum en finance, comptabilit, gestion ou administration
Avoir une exprience d’au moins 2 ans un poste similaire dans une ONG ou institution de la place ; une exprience en bureau dcentralis ou de terrain est un atout
Avoir une bonne notion du respect des dlais et tre honnte et bien organis
Faire preuve d’autonomie et de sens des responsabilits, le poste tant bas hors du sige national
tre capable de travailler sous stress
Maitriser Excel, Word et au moins un logiciel comptable, ainsi que les outils collaboratifs de type SharePoint
Maintenir de bonnes relations de travail avec les fournisseurs et les partenaires s’assurant de prserver l’intgrit et la rputation de FHI 360
Avoir un bon sens du relationnel et de la diplomatie dans les rapports avec les autorits sanitaires rgionales et les partenaires
tre capable de travailler dans un environnement multisectoriel, pluridisciplinaire et multiculturel
tre capable de mener de faon concomitante et avec efficacit, plusieurs tches en tenant compte des priorits