Contexte et justification
Le Centre rgional des urgences de l’Organisation mondiale de la Sant (OMS) joue un rle essentiel dans le soutien la prparation et la rponse aux urgences de sant publique dans toute la rgion. Des systmes administratifs efficaces et un appui oprationnel adapt sont indispensables pour garantir la bonne mise en uvre des activits des programmes, le respect des politiques de l’OMS et la ralisation des rsultats dans les dlais impartis.
Compte tenu de la complexit des activits de coordination, de logistique et de gestion oprationnelle au sein des programmes d’urgence, il est ncessaire de disposer d’un appui administratif ddi afin d’amliorer l’efficacit des processus de travail, de renforcer la coordination et de garantir le respect des procdures administratives, financires et oprationnelles de l’OMS.
Objet du poste
Le Centre rgional des urgences de l’OMS soutient les activits de prparation et de rponse aux urgences de sant publique.
Afin de garantir le bon fonctionnement des oprations et le respect des procdures administratives, financires et oprationnelles de l’OMS, un appui administratif est ncessaire pour faciliter les activits de coordination, de logistique et de gestion du bureau.
Objectifs du programme et de l’unit concerne
La mission du Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire (WHE – WHO Health Emergencies Programme), notamment de son volet Prparation et rponse aux urgences (EPR), consiste renforcer les capacits des tats membres grer les risques lis aux urgences sanitaires.
Lorsque les capacits nationales sont dpasses, le Programme a pour mission de diriger et de coordonner la rponse sanitaire internationale afin de contenir les flambes pidmiques et d’apporter une assistance efficace aux populations touches, notamment en matire de secours et de relvement.
L’Unit de gestion et d’administration du Programme de gestion des situations d’urgence sanitaire est charge d’assurer une gestion efficace et un soutien administratif adapt aux activits du Programme. Elle veille galement ce que les oprations d’urgence de l’OMS bnficient rapidement et durablement des financements et des ressources humaines ncessaires.
Cela comprend la fourniture de services administratifs de qualit, prvisibles et fiables au Programme d’urgence, notamment dans les domaines suivants :
Ressources humaines ;
Finances ;
Planification du travail ;
Gestion des subventions.
Ces services doivent tre assurs y compris pendant les interventions d’urgence. L’Unit veille galement au suivi efficace des procdures oprationnelles standard (SOP) et leur respect, dans une dmarche d’amlioration continue et d’excellence des processus oprationnels.
Contexte organisationnel
L’Organisation mondiale de la Sant (OMS) dirige les efforts mondiaux visant promouvoir la sant, protger les populations et rpondre aux urgences de sant publique.
Le Groupe de prparation et de rponse aux urgences (EPR – Emergency Preparedness & Response) s’attache renforcer la capacit des pays faire face aux urgences sanitaires, notamment travers la planification de la prparation, les systmes de surveillance et les mcanismes de coordination des interventions.
Dans ce cadre, le Centre rgional des urgences de l’OMS constitue une plateforme de coordination charge de soutenir les oprations de prparation et de rponse aux urgences.
L’Assistant(e) administratif(ve) intervient en tant que membre de l’quipe et fournit un appui administratif et oprationnel. Il/Elle veille au bon droulement des processus logistiques, d’approvisionnement et de coordination.
Le/La titulaire du poste travaille dans le respect des rgles, rglements, politiques et procdures oprationnelles standard de l’OMS. Il/Elle dispose d’une autonomie modre dans la hirarchisation de ses tches, tout en veillant au respect des procdures en vigueur.
Le poste ncessite des changes rguliers avec les services internes, notamment les oprations, les finances, les ressources humaines et les achats, ainsi qu’avec des parties prenantes externes telles que les administrations publiques, les partenaires, les fournisseurs et les prestataires de services, afin de soutenir la mise en uvre des activits du Programme.
Rsum des principales responsabilits
Sous la supervision du/de la Responsable des oprations (Operations Officer), le/la titulaire du poste fournit un appui administratif et oprationnel afin de garantir le bon fonctionnement du Centre rgional des urgences de l’OMS.
Les responsabilits suivantes lui sont confies et sont exerces selon les besoins :
Coordination des runions et des vnements
Organiser et coordonner les runions, ateliers et sessions de formation du Centre.
Prparer les ordres du jour, les documents de rfrence et les dossiers de runion.
Rdiger les comptes rendus et assurer le suivi des dcisions et actions convenues.
Grer l’inscription des participants et les aspects logistiques l’aide de systmes tels que CVENT.
Rserver les salles et organiser la restauration, les quipements et le matriel ncessaires, conformment aux procdures de l’OMS.
Gestion des voyages et de la logistique
Traiter les demandes de voyage (Travel Requests – TRs) et les demandes de remboursement des frais dans SAP Concur.
Coordonner les dispositions relatives aux dplacements, notamment les billets d’avion, l’hbergement, les visas et le transport.
Fournir un appui logistique au personnel, aux consultants et aux participants aux runions.
Veiller au respect des politiques et des dlais de l’OMS en matire de voyages.
Appui aux achats et respect des procdures
Initier et traiter les demandes d’achat conformment aux rgles et rglements de l’OMS.
Assurer l’acquisition des fournitures de bureau, des quipements et des services ncessaires au fonctionnement du Centre.
tablir et suivre les bons de commande, y compris les bons de commande lis aux fonds de caisse (imprest POs) et ceux concernant le bureau et le personnel.
Assurer la liaison avec les fournisseurs et veiller la livraison des biens et services dans les dlais.
Gestion du bureau et des installations
Superviser les oprations quotidiennes du bureau, notamment la maintenance, le nettoyage et les rparations.
Coordonner les activits avec les entits charges de la gestion des installations, telles que KUTRRH, pour les services partags.
Veiller la disponibilit et la bonne gestion des quipements et fournitures de bureau.
Participer la gestion de l’inventaire du bureau.
Protocole et assistance administrative
Rdiger les correspondances courantes, les comptes rendus et les documents administratifs.
Prparer les notes verbales et apporter un appui aux procdures lies au protocole.
Faciliter les dmarches d’obtention de visas et les autorisations officielles pour le personnel et les visiteurs.
Coordination et reporting
Fournir chaque semaine son/sa suprieur(e) hirarchique des mises jour sur les activits administratives.
Assurer la liaison avec les units oprationnelles de l’OMS sur les questions lies aux finances, aux achats et aux ressources humaines.
Coordonner les changes avec les parties prenantes externes, notamment les partenaires, les fournisseurs et les administrations publiques.
Contribuer la documentation et l’archivage conformment aux normes de l’OMS.
Excuter toute autre tche qui pourrait lui tre confie par son/sa suprieur(e) hirarchique.
Profil recherch
Comptences
Les comptences suivantes sont requises, par ordre de priorit :
Communiquer de manire crdible et efficace.
Respecter et promouvoir les diffrences individuelles et culturelles.
Utiliser efficacement les ressources.
Favoriser l’intgration et le travail d’quipe.
Comptences techniques et connaissances
Solides comptences organisationnelles et administratives, avec une grande attention aux dtails.
Capacit grer plusieurs tches simultanment et tablir des priorits de manire efficace, mme sous pression.
Bonnes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacit d’interagir avec des interlocuteurs varis.
Connaissance des procdures administratives, des processus d’approvisionnement et des systmes de gestion des voyages.
Capacit travailler de manire autonome tout en respectant les politiques et procdures de l’organisation.
Formation
Exigences essentielles
\Avoir termin le cycle de l’enseignement secondaire ou possder un diplme quivalent.
Atouts souhaits
tre titulaire d’un diplme universitaire de premier cycle en finance, gestion, administration des affaires ou dans un domaine connexe, dlivr par un tablissement reconnu et accrdit.
Une formation en secrtariat et/ou dans un domaine administratif serait un atout.
Exprience professionnelle
Justifier d’au moins trois (3) annes d’exprience professionnelle pertinente dans le domaine administratif.
Avoir une exprience dans l’appui aux oprations, la logistique ou la mise en uvre de programmes.
Avoir une exprience dans la coordination de runions, de dplacements professionnels et de processus d’approvisionnement.
Possder de solides comptences en organisation et en gestion du temps.
tre capable de travailler efficacement sous pression et de respecter les dlais.
Une exprience antrieure au sein des Nations Unies, du Fonds contre les pandmies (Pandemic Fund), de la Banque mondiale ou dans le cadre de mcanismes similaires constitue un avantage.
Langues
Excellente matrise du franais.
Une connaissance pratique de l’anglais ou du portugais serait un atout.
Autres comptences informatiques
Matrise des applications Microsoft Office, notamment PowerPoint et Excel.
Bonne connaissance gnrale des systmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP).