But
Fournir un appui sur toutes les questions administratives et financires, dans le contexte d’un systme de planification des ressources institutionnelles (ERP).
L’assistant administratif(ve) est charg(e) de fournir un appui administratif et financier direct et des services aux gestionnaires de programme ou d’unit et aux membres du personnel et excuter des transactions conformment aux rgles, rglements et politiques de l’OMS.
Contexte
Les bureaux pays de l’OMS traduisent leurs engagements mondiaux et rgionaux en actions nationales, en conseillant les tats Membres et en facilitant l’usage des meilleures pratiques. Ils favorisent le dialogue intersectoriel et relient les autorits nationales l’expertise technique de l’OMS pour clairer les politiques. Il est important de noter galement que des units d’appui administratif (CSU) ont t mises en place pour soutenir les responsables et le personnel dans l’exercice de leurs fonctions.
Le/La titulaire du poste fournira un appui administratif, organisationnel, documentaire et logistique de haute qualit au Bureau de la Reprsentante de l’OMS Dakar. Il/Elle veillera la gestion efficace des correspondances, la coordination des runions, des missions et des vnements officiels, la tenue et l’archivage des documents institutionnels, ainsi qu’au suivi rigoureux des dcisions, recommandations et actions stratgiques du Bureau.
Le/La titulaire contribuera au bon fonctionnement quotidien des Clusters en assurant une coordination administrative efficace entre les programmes techniques, les fonctions d’appui et les partenaires externes. Il/Elle veillera galement la qualit, la conformit et la transmission en temps opportun des documents soumis l’attention des Clusters, ainsi qu’ la bonne gestion des registres, des archives physiques et lectroniques du Bureau de Pays.
Sous la supervision gnrale du Reprsentant de l’OMS et sous la supervision directe du charg des Oprations le/la titulaire du poste contribuera au renforcement de l’efficacit oprationnelle, la fluidit des communications internes et externes et l’application des procdures administratives de l’Organisation.
Rsum des tches assignes
Sous la supervision du charg des oprations du bureau ces 2 assistant(e) s admistratif(ve)s seront chargs de s’acquitter des fonctions ci-aprs:
Gestion administrative des Clusters
Apporter un appui la gestion quotidienne des Clusters ;
Maintenir un systme de classement physique et lectronique conforme aux procdures de l’OMS ;
Drafter les correspondances officielles l’apprciation du responsable du Cluster ;
Drafter les Mmos, les soumettre dans le eWorkflow, les suivre et prendre toutes les actions requises pour amener l’activit jusqu’ sa ralisation complte ;
Prparer les dossiers administratifs ncessaires aux runions, missions officielles et visites de haut niveau ;
Organiser les runions internes des Clusters, des runions locales, des runions rgionales et internationales inities et/ou sponsorises par le Cluster ;
Veiller au respect des chances fixes pour les actions requrant l’attention des Clusters ;
Initier les rquisitions dans le Systme Global de gestion (GSM/SPM): DFC, DI, IPOs, GES, LOAG, LOANG ;
Produire des tableaux de bord de suivi des correspondances, runions et dcisions ;
Prendre des notes lors des runions et effectuer le suivi des recommandations
Appui aux Finances
Appuyer les chargs de programme dans l’initiation et la revue des budgets des appuis financiers la partie nationale conformment au barme du G50 ;
Vrifier les dossiers de paiement des factures avant traitement dans le ERP ;
Vrifier et certifier les factures des services contracts par le Cluster
Suivre de l’encaissement des paiements par les bnficiaires ;
Effectuer l’archivage des dossiers des Finances, Budget, Procurement, Logistique
Effectuer la rconciliation bancaire hebdomadaire du compte bancaire du bureau
Appui au Procurement
Prparer et soumettre le plan d’achats des biens et services du Cluster
Contribuer la prparation des RFP du Cluster
Assurer le secrtariat du Comit Local d’Achat des Biens et Services ;
Effectuer l’archivage des dossiers des Finances, Budget, Procurement, Logistique ;
Soumettre les rquisitions de Procurement des biens et services
Appui la logistique et au protocole
Initier les voyages des membres du Cluster y compris les eMemos des missions, les TRs, billets, visa, etc..
Appuyer l’organisation des visites officielles qui concernent le Cluster ;
Assurer la liaison administrative entre le Cluster et les services Ressources Humaines, Budget & Finances, Procurement, Travel, Protocole et Scurit ;
Contrle qualit des documents
Assurer un contrle qualit pralable de tous les documents soumis aux responsables des Clusters avant leur rception ou leur transmission pour examen et signature ;
Vrifier la conformit des documents avec les normes de l’OMS en matire de prsentation, format, contenu, rfrences, validation et circuit d’approbation ;
S’assurer que les documents sont complets, cohrents, correctement rdigs et accompagns des pices justificatives requises ;
Tenir jour un calendrier consolid des principales activits des Clusters ;
Autres responsabilits
Effectuer les prises de notes pendant des runions, soumettre les comptes rendus et faire le suivi des recommandations ;
Excuter toute autre tche confie par les responsables des Clusters dans le cadre des activits du Bureau.
Qualifications, exprience, comptences et langues
Qualifications scolaires et universitaires
Essentielle : Un diplme de fin d’tudes secondaires avec une spcialisation en Administration publique, Gestion des entreprises, Gestion administrative, Relations internationales, Sciences sociales ou dans tout autre domaine pertinent.
Desirable :Licence/Bachelor en Administration publique, Gestion des entreprises, Gestion administrative, gestion de projet Sciences sociales ou dans tout autre domaine pertinent.
Formation en archivage lectronique, gestion de l’information ou gestion des documents serait un atout
Experience
Essential : Au moins 5 ans d’exprience dans les services de l’administration de bureau, d’assistanat excutif, de gestion budgtaire et financire,de coordination de programme, de gestion des achats et logistiques,de bureautique
Desirable : Exprience dans la digitalisation ou la gestion lectronique des documents.
Exprience en gestion de correspondances, de runions et d’agendas de direction ;
Exprience dans l’archivage, le classement et la gestion de documents administratifs .
Exprience au sein du systme des Nations Unies ou d’une organisation internationale .
Exprience dans un bureau de direction ou auprs d’un cadre suprieur ;
Comptences
Gnriques
Les comptences essentielles, gestionnaires et d’encadrement requises – les plus importantes
Communiquer de manire crdible et efficace , tablir et promouvoir des partenariats l’chelle de l’organisation
Produire des rsultats et grer plusieurs priorits simultanment
Travailler en quipe
Respecter et promouvoir les diffrences individuelles et culturelles (Capacit travailler dans un environnement multiculturel)
Avoir les capacits d’organisation et de planification
Fonctionnelles
les connaissances essentielles et les comptences spcifiques au poste.
Techniques de rdaction professionnelle : prise de notes structures, Excellentes capacits d’analyse, de synthse et de rdaction
Matrise des procdures administratives de base, des outils bureautiques et des rgles de conformit organisationnelle garantissant une gestion fiable et structure des tches quotidiennes.
Gestion de runions et secrtariat technique : savoir prparer les documents, participer aux runions prparatoires et assurer le suivi documentaire.
Capacit assurer le suivi des dossiers, prparer et contrler la documentation, coordonner avec diffrents services et partenaires, et grer simultanment plusieurs activits avec rigueur et diplomatie.
Capacit faire une bonne planification des livrables, respect des dlais (Capacit travailler sous pression avec des dlais courts)
Comptences/Connaissances
Essential : Bonnes connaissances des techniques de rdaction des rapports, Matrise de Word, power point et Excel et autres logiciels utiles.
Desirable : Matrise des ERP et des outils de bureautique avance
Langues et niveau requis
Essential: Excellente matrise du franais (parl et crit)
Desirable: Bonne matrise de l’anglais(avec capacit rdiger des courriels, comptes rendus et correspondances administratives.)
Localisation : Dakar.
Voyage: Oui l’intrieur (possibilits de voyager dans le pays pour collecter des donnes
Remuneration et budget
Rmunration: Selon la grille salariale locale du SNU applicable au Sngal( SSA, de grade G5)
Dure : Six (06) mois.
Date limite: 14 Octobre 2026.