Assistant Administratif

L’assistant(e) administratif(ve), fournit un soutien aux oprations du bureau en excutant une varit de processus administratifs garantissant une bonne qualit du travail.

Cet/te employ(e) aura comme mission principale d’assurer la gestion administrative de la socit.

Rsum des fonctions cls

Appui au fonctionnement efficace et efficient de l’unit

Appui aux services administratifs et logistiques

Support la maintenance des bureaux et la gestion des actifs

Appui aux services commerciaux

Le titulaire du poste travaillera sous la supervision directe du Charg de taxes et de l’administration.

Activits Principales

Les principales tches et responsabilits de ce poste sont :

Gestion Administrative du bureau

Accueillir et orienter les visiteurs

Assurer une bonne gestion du courrier interne et externe pour faciliter un change rapide d’informations (prparation, transmission, rception, archivage)

Participer la gestion efficace de la communication organisationnelle

Participer activement au classement des documents et maintenir les dossiers jour

S’assurer que le bureau est correctement ravitaill et superviser le stock de fournitures de bureau

Assurer la liaison avec les prestataires de services de l’entreprise

Assurer la saisie informatique des correspondances en franais et / ou en anglais dans un minimum de temps et avec le maximum de qualit

Scanner les documents importants mis sa disposition

Appuyer les services de maintenance et de nettoiement du bureau

Grer les vhicules (Rechargement cartes carburant, assurances, rparations visite technique) et remplir les fiches de prsence du chauffeur intrimaire

Assurer la mise jour des rpertoires tlphoniques (internes, bailleurs, partenaires)

Rpondre aux demandes d’informations

Rpondre au tlphone et transfrer au besoin les appels reus

Appui aux missions et l’organisation d’vnements

Etablir les ordres de mission

Rservation htel du personnel (rservation et suivi de paiement)

Prparer la salle de formation, les pauses caf pendant les formations

Aider l’organisation d’vnements

Appui aux autres fonctions

Mettre jour et suivre les factures dans SharePoint, enregistrement et envoi par mail/courrier

Recevoir, archiver et procder au rglement des factures selon les chances.

S’assurer du suivi des paiements

Grer les demandes de pro forma-, d’achat –suivre la livraison des articles mettre en ligne

Prparer les livraisons des articles commands

Faire le suivi de FIRST (caisse et bons d’achats)

Assurer toutes autres tches en rapport avec sa fonction

Tches commerciales

Accueillir les clients pour informations ou dpts de documents

Recevoir les documents ncessaires l’ouverture d’une agence.

Fournir les documents Bon de commande et fiche d’engagement et assister les clients complter

Effectuer la demande de cration de l’office ID via JIRA et l’assigner l’quipe Delivery

Suivre les demandes faites dans JIRA et effectuer des relances auprs de l’quipe Delivery au besoin, en utilisant tous les moyens de communication disponibles (tlphone, teams, whatsapp, etc.).

Effectuer la demande d’ajout de OID nouvellement cre via l’application Request a signatures .

Ouvrir un ticket JIRA pour la demande de cration de signatures du compte nouvellement cr et l’assigner l’quipe Delivery, avec relance au besoin.

Partager avec les utilisateurs (signatures) crs ainsi que le document d’information sur Amadeus appel Pack de bienvenue

Assister le client activer les signatures ainsi cres

Ouvrir un ticket JIRA pour implmenter les nouveaux produits

Effectuer toute autre tche en relation avec le poste

Profil

Diplme en secrtariat de direction ou dans un domaine similaire

Exprience professionnelle de minimum trois (3) annes

Bonne capacit d’organisation et de planification

Connaissance prouve des logiciels de traitement de texte

Bonne matrise des tableurs

Excellente locution franaise

Trs dynamique et ayant un sens dvelopp de l’objectif fix

Sens de l’initiative, d’honntet et de sincrit

Parler et crire couramment le Franais

Connaissance de l’Anglais est un atout.

Merci de transmettre votre CV et lettre de motivation l’adresse Email suivante : ecoafrique@eco-afrique.com en prcisant l’objet : Recrutement d’un (e) Assistant(e) Administratif(ve)

La date limite de dpt des candidatures est fixe au 07 septembre 2026 9 heures GMT